Erstellen Sie eine professionelle E-Mail, die hervorsticht
Erstellen Sie eine professionelle E-Mail, die hervorsticht
In der heutigen digitalen Ära ist die E-Mail-Kommunikation ein integraler Bestandteil unseres persönlichen und beruflichen Lebens geworden. Eine professionelle E-Mail zu erstellen, die Ihre Nachricht effektiv vermittelt und dabei einen gewissen Grad an Formalität wahrt, ist unerlässlich. Strikingly, ein führender Website-Builder und E-Mail-Marketing-Plattform, versteht die Bedeutung der professionellen E-Mail-Kommunikation und bietet wertvolle Einblicke, wie man die perfekte E-Mail erstellt.
Die Aufmerksamkeit des Empfängers erregen
Der erste Schritt beim Erstellen einer professionellen E-Mail besteht darin, die Aufmerksamkeit des Empfängers mit ansprechenden Betreffzeilen zu erregen. Eine Betreffzeile sollte prägnant und gleichzeitig personalisiert sein, indem sie handlungsorientierte Wörter verwendet, die den Leser dazu verleiten, die E-Mail zu öffnen. Vermeiden Sie die Verwendung von Spam-Trigger-Wörtern wie kostenlos oder dringend, da diese im Spam-Ordner des Empfängers landen könnten.
Die Bedeutung einer professionellen E-Mail
Eine gut gestaltete professionelle E-Mail kann Ihren Geschäftsruf maßgeblich beeinflussen. Eine korrekte Sprache und der richtige Ton sind entscheidend, um einen positiven Eindruck bei Ihren Kunden oder Kollegen zu hinterlassen. Eine schlecht geschriebene oder unprofessionelle E-Mail kann zu Missverständnissen führen oder Beziehungen schädigen.
Strikinglys Rolle im E-Mail-Marketing
Strikingly bietet verschiedene Tools und Ressourcen, um überzeugende E-Mails zu erstellen, die bei Ihrem Publikum Anklang finden. Mit anpassbaren Vorlagen und Drag-and-Drop-Funktionen können Sie ganz einfach eine professionell aussehende E-Mail erstellen, auch ohne technische Fähigkeiten.
Bild von Strikingly übernommen
Professionalität in Ihren E-Mails zu wahren bedeutet, formelle Sprache zu verwenden, kurze Absätze zu halten und wichtige Punkte hervorzuheben. Vermeiden Sie die Verwendung von Fachjargon oder umgangssprachlichen Ausdrücken, die nicht jeder verstehen könnte.
Betreffzeile erstellen
Beim Verfassen einer professionellen E-Mail ist die Betreffzeile genauso wichtig wie der Inhalt der E-Mail. Eine gute Betreffzeile kann den Erfolg Ihrer E-Mail beeinflussen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können, eine überzeugende Betreffzeile zu erstellen:
1. Halten Sie es kurz
Ihre Betreffzeile sollte kurz und prägnant sein. Vermeiden Sie lange Sätze oder unnötige Wörter, die Ihren Empfänger verwirren könnten. Eine prägnante Betreffzeile wird deren Aufmerksamkeit erregen und sie dazu ermutigen, Ihre E-Mail zu öffnen.
2. Personalisieren Sie den Betreff
Die Personalisierung Ihrer Betreffzeile ist eine großartige Möglichkeit, Ihre E-Mail in einem überfüllten Posteingang hervorzuheben. Verwenden Sie den Namen des Empfängers oder erwähnen Sie etwas Spezifisches über ihn, das zeigt, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.
Zum Beispiel anstelle von „Wichtige Informationen“, versuchen Sie „John, Ihr Kontoupdate ist fertig.”
3. Verwenden Sie aktionsorientierte Wörter
Durch die Verwendung aktionsorientierter Wörter in Ihrer Betreffzeile können Sie ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen und Ihren Empfänger dazu ermutigen, Maßnahmen zu ergreifen. Wörter wie dringend, begrenzte Zeit und nicht verpassen können ihre Aufmerksamkeit effektiv erregen.
Zum Beispiel anstelle von „Neue Produktankündigung”, versuchen Sie „Begrenztes Angebot: 20 % Rabatt auf unser neues Produkt.”
4. Vermeiden Sie Spam-Auslösewörter
Die Verwendung bestimmter Wörter in Ihrer Betreffzeile kann Spam-Filter auslösen und dazu führen, dass Ihre E-Mail als Spam markiert wird. Vermeiden Sie Wörter wie kostenlos, garantiert oder alles, was zu gut klingt, um wahr zu sein.
Zum Beispiel anstelle von „Schnell reich werden Schema”, versuchen Sie „Lernen Sie, wie Sie Ihr Einkommen erhöhen können.”
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie eine professionelle E-Mail mit einer überzeugenden Betreffzeile erstellen, die die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers auf sich zieht und ihn zur Handlung anregt.
Den E-Mail-Text schreiben
Das Verfassen einer professionellen E-Mail geht über die Betreffzeile und das Format hinaus. Der Text Ihrer E-Mail sollte ebenfalls einen formellen Ton widerspiegeln, der zu Ihrem professionellen Image passt. Hier sind einige Tipps zum Schreiben des Hauptteils Ihrer E-Mail:
1. Verwenden Sie einen formellen Ton
Die Verwendung eines formellen Tons in Ihrer E-Mail bedeutet, auf umgangssprachliche Ausdrücke oder Fachjargon zu verzichten, die für professionelle Kommunikation zu informell sein könnten. Halten Sie sich an einfache, klare Sprache, die Ihre Botschaft effektiv vermittelt, ohne zu informell zu wirken.
Zum Beispiel anstelle von „Hey, was geht?“ verwenden Sie „Sehr geehrte[r] [Empfängername], ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlbehalten.“ Diese einfache Änderung kann einen großen Unterschied darin machen, wie der Empfänger Ihre Nachricht aufnimmt.
2. Halten Sie die Absätze kurz
Lange Absätze können einschüchternd wirken und sind schwer zu lesen, besonders auf mobilen Geräten. Halten Sie Ihre Absätze kurz und prägnant, mit nicht mehr als 2-3 Sätzen pro Absatz.
Dies macht es für den Empfänger einfacher zu lesen und hilft Ihnen, Ihre Botschaft effektiver zu vermitteln, indem Sie sie in kleinere, leichter verdauliche Abschnitte unterteilen.
3. Heben Sie wichtige Punkte hervor
Beim Verfassen einer professionellen E-Mail ist es wichtig, Schlüsselpunkte oder Informationen hervorzuheben, damit sie für den Empfänger auffallen. Verwenden Sie fettgedruckten oder kursiven Text sparsam, um wichtige Wörter oder Phrasen zu betonen.
Sie können auch Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen verwenden, um Informationen zu organisieren und es dem Empfänger einfacher zu machen, diese zu lesen und zu verstehen.
4. Vermeiden Sie Fachjargon oder umgangssprachliche Ausdrücke
Wie bereits erwähnt, können Fachjargon oder umgangssprachliche Ausdrücke Sie in einer E-Mail zu informell und unprofessionell wirken lassen. Vermeiden Sie es, technische Begriffe zu verwenden, es sei denn, Sie wissen, dass der Empfänger sie verstehen wird.
Verwenden Sie stattdessen einfache Sprache, die jeder ohne Vorkenntnisse des Themas verstehen kann.
Wenn Sie diesen Tipps folgen, können Sie eine professionelle E-Mail erstellen, die Ihre Botschaft effektiv vermittelt und gleichzeitig einen formellen Ton beibehält, der zu Ihrem professionellen Image passt. Denken Sie daran, wie Sie sich in einer E-Mail präsentieren, kann einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie andere Sie wahrnehmen. Daher ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, eine gut geschriebene und professionelle E-Mail zu verfassen.
Personalisieren Sie Ihre E-Mail
Eine professionelle E-Mail zu verfassen, erfordert mehr als einen formellen Ton und eine ordnungsgemäße Formatierung. Personalisierung ist entscheidend, um eine Verbindung zum Empfänger herzustellen und ihn wertgeschätzt zu fühlen. Hier sind verschiedene Möglichkeiten, Ihre E-Mails zu personalisieren:
1. Den Empfänger beim Namen nennen
Den Namen des Empfängers in der E-Mail zu verwenden, ist eine einfache, aber effektive Methode zur Personalisierung. Es zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sie individuell anzusprechen, anstatt eine generische Nachricht an mehrere Empfänger zu senden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechtschreibung überprüfen und geeignete Titel verwenden, wenn Sie jemanden ansprechen.
2. Eine angepasste und relevante Einleitung verwenden
Die Einleitung Ihrer E-Mail sollte auf die Interessen oder Bedürfnisse des Empfängers zugeschnitten sein. Dies könnte das Verweisen auf frühere Gespräche oder Interaktionen, das Anerkennen jüngster Erfolge oder Meilensteine oder einfach das Ausdrücken von Dankbarkeit für ihre Zeit und Aufmerksamkeit beinhalten.
3. Persönliche Sprache verwenden
Die Verwendung persönlicher Sprache kann helfen, eine emotionale Verbindung mit dem Empfänger herzustellen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass er auf Ihre Nachricht reagiert. Dies könnte beinhalten, dass Sie "Sie" statt "der Leser" verwenden, persönliche Anekdoten oder Erfahrungen teilen, die sich auf das Thema beziehen, oder Empathie für ihre Situation zeigen.
4. Mit einem Aufruf zum Handeln enden
Ein Aufruf zum Handeln (CTA) ist in jeder professionellen E-Mail wesentlich, da er den Empfänger anleitet, welche Aktion als Nächstes durchgeführt werden soll. Ob es darum geht, ein Treffen zu vereinbaren, Feedback zu geben oder ihnen einfach für ihre Zeit zu danken – stellen Sie sicher, dass Ihr CTA klar und prägnant ist.
Wenn Sie diese Tipps zur Personalisierung befolgen, können Sie eine E-Mail erstellen, die Professionalität vermittelt und zeigt, dass Sie Ihre Beziehung zum Empfänger schätzen.
Achten Sie auf Ihre Formatierung
Formatierung ist entscheidend, um beim Erstellen einer professionellen E-Mail einen guten Eindruck zu hinterlassen. Hier sind einige Tipps, um Ihnen zu helfen, eine professionelle E-Mail zu erstellen, die poliert und organisiert aussieht.
1. Verwenden Sie ein professionelles E-Mail-Format
Die Verwendung eines professionellen E-Mail-Formats ist entscheidend, da es hilft, Glaubwürdigkeit und Autorität zu etablieren. Ein Standardformat umfasst den Namen des Empfängers, Ihren Namen, den Betreff, die Begrüßung, den Text der Nachricht, den abschließenden Gruß und Ihre Signatur.
2. Verwenden Sie klare und leicht lesbare Schriftarten
Die von Ihnen gewählte Schriftart kann die Lesbarkeit Ihrer Nachricht beeinflussen. Es ist am besten, eine einfache Schriftart zu verwenden, die leicht zu lesen ist, wie Arial oder Times New Roman. Vermeiden Sie es, ausgefallene Schriftarten oder Kursive zu verwenden, da diese schwer lesbar sein können.
3. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um wichtige Informationen hervorzuheben
Aufzählungspunkte sind eine effektive Methode, um Informationen zu organisieren und es dem Empfänger zu erleichtern, Ihre Nachricht schnell zu lesen und zu verstehen. Verwenden Sie Aufzählungspunkte sparsam und nur, wenn es notwendig ist.
4. Vermeiden Sie ablenkende Farben oder Schriftarten
Obwohl es verlockend sein kann, helle Farben oder ausgefallene Schriftarten in Ihrer E-Mail zu verwenden, ist es am besten, bei einer einfachen Formatierung zu bleiben, die nicht vom Inhalt Ihrer Nachricht ablenkt. Bleiben Sie bei schwarzem Text auf weißem Hintergrund für maximale Lesbarkeit.
Indem Sie diese Formatierungstipps befolgen, wenn Sie eine professionelle E-Mail erstellen, können Sie effektiv mit Kunden, Kollegen und potenziellen Arbeitgebern klar, präzise und professionell kommunizieren.
5. Erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Wenn es darum geht, eine professionelle E-Mail-Adresse zu erstellen, gibt es einige bewährte Methoden, die Sie beachten sollten. Hier sind einige Beispiele für professionelle E-Mail-Adressen:
- vorname.nachname@firma.com
- v.initiale.nachname@firma.com
- vorname@firma.com
- nachname@firma.com
Um eine professionelle E-Mail-Adresse zu erstellen, die aus der Masse heraussticht:
- Wählen Sie einen geeigneten Domainnamen - Ihr Domainname sollte Ihr Geschäft oder Ihre Branche widerspiegeln. Sie können Domains bei Strikingly kaufen, und wenn Sie sich für einen ihrer Jahrespläne anmelden, erhalten Sie eine Domain kostenlos. Das Erlernen, wie man eine professionelle E-Mail-Adresse bei Strikingly erstellt ist ebenfalls einfach – es dauert nur ein paar Klicks!
- Halten Sie es einfach - Ihre E-Mail-Adresse sollte leicht zu merken und zu buchstabieren sein.
- Vermeiden Sie die Verwendung von Zahlen oder Sonderzeichen - Diese können Ihre E-Mail-Adresse schwer merkbar oder eintippbar machen.
Wenn Sie diesen Tipps folgen, können Sie eine professionelle E-Mail-Adresse erstellen, die leicht zu merken ist und Ihre Marke oder Branche widerspiegelt.
Korrekturlesen und Bearbeiten
Während Sie Ihre professionelle E-Mail verfassen, ist es wichtig, daran zu denken, dass der Inhalt Ihre Professionalität und Liebe zum Detail widerspiegelt. Ein entscheidender Schritt beim Erstellen einer professionellen E-Mail ist das Korrekturlesen und Bearbeiten. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Ihre E-Mail fehlerfrei und überzeugend ist.
1. Überprüfen Sie auf Grammatik- und Rechtschreibfehler
Der erste Schritt beim Korrekturlesen ist die Überprüfung auf Grammatik- und Rechtschreibfehler. Selbst kleine Fehler können Sie unprofessionell oder nachlässig wirken lassen. Verwenden Sie ein Rechtschreibprüfungs-Tool, um Fehler zu identifizieren, aber verlassen Sie sich nicht ausschließlich darauf. Nehmen Sie sich die Zeit, die E-Mail selbst durchzulesen und achten Sie auf häufige Fehler wie falsche Verbformen oder Homophone.
2. Vermeiden Sie die Verwendung von Emoticons oder Slang
Während Emoticons und Slang in der persönlichen Kommunikation akzeptabel sein mögen, haben sie in professionellen E-Mails keinen Platz. Diese informellen Elemente können Sie unprofessionell oder unreif erscheinen lassen, daher ist es am besten, sie ganz zu vermeiden.
3. Verwenden Sie eine ordnungsgemäße Anrede und Signatur
Wil verfassen, achten Sie darauf, am Anfang der Nachricht eine geeignete Anrede und am Ende eine Signatur einzufügen. Dies hilft, Ihre Glaubwürdigkeit als professioneller Kommunikator zu etablieren und liefert wichtige Kontextinformationen für den Empfänger.enn Sie Ihre professionelle E-Ma
4. Korrekturlesen, bevor Sie auf "Senden" klicken
Bevor Sie Ihre E-Mail senden, nehmen Sie sich einen letzten Moment Zeit, um sie sorgfältig von Anfang bis Ende Korrektur zu lesen. Dies hilft sicherzustellen, dass alles poliert und fehlerfrei ist, bevor Sie auf "Senden" klicken.
Durch das Befolgen dieser Tipps zum Korrekturlesen und Bearbeiten Ihrer professionellen E-Mails können Sie effektive, fehlerfreie Nachrichten erstellen, die Ihre Professionalität als Kommunikator widerspiegeln.
Senden Sie noch heute professionelle E-Mails
E-Mail ist zum primären Kommunikationsmittel für Unternehmen geworden. Eine professionelle E-Mail zu erstellen ist entscheidend, um Glaubwürdigkeit zu etablieren und Vertrauen bei Kunden und Kollegen aufzubauen. Bei Strikingly verstehen wir die Bedeutung von E-Mail-Marketing und haben es uns zur Aufgabe gemacht, Unternehmen zu helfen, effektive E-Mail-Kampagnen zu erstellen.
Bild von Strikingly
Um eine professionelle E-Mail zu erstellen, beginnen Sie mit einer Betreffzeile, die prägnant, personalisiert und handlungsorientiert ist. Vermeiden Sie Spam-Trigger-Wörter, die Ihre E-Mail im Spam-Ordner des Empfängers landen lassen könnten. Verwenden Sie beim Verfassen des E-Mail-Textes einen formellen Ton und halten Sie die Absätze kurz, um die Lesbarkeit zu verbessern. Heben Sie wichtige Punkte hervor, um es Ihrem Empfänger zu erleichtern, Ihre Nachricht zu überfliegen.
Personalisierung ist der Schlüssel zur Erstellung einer professionellen E-Mail. Die Ansprache des Empfängers mit Namen und die Verwendung maßgeschneiderter Einführungen können helfen, eine Beziehung aufzubauen. Verwenden Sie persönliche Sprache, aber vermeiden Sie Fachjargon oder umgangssprachliche Ausdrücke, die verwirrend oder unpassend sein könnten.
Verwenden Sie beim Formatieren Ihrer E-Mail ein professionelles Format mit klaren und leicht lesbaren Schriftarten. Vermeiden Sie Farben oder Schriftarten, die ablenkend oder schwer auf verschiedenen Geräten zu lesen sind. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um wichtige Informationen hervorzuheben.
Korrekturlesen und Bearbeiten sind unerlässlich, wenn Sie eine professionelle E-Mail erstellen. Überprüfen Sie auf Grammatik- und Rechtschreibfehler, vermeiden Sie Emoticons oder Umgangssprache, verwenden Sie angemessene Anreden und Unterschriften und lesen Sie vor dem Absenden Korrektur.
Eine professionelle E-Mail zu erstellen ist ein wesentlicher Aspekt der modernen Geschäftskommunikation. Strikingly kann Ihnen dabei helfen, indem es Werkzeuge bereitstellt, mit denen Sie effektive E-Mail-Kampagnen erstellen können, die Vertrauen bei Ihren Kunden und Kollegen aufbauen. Denken Sie daran, die besten Praktiken zu befolgen, wenn Sie Ihre E-Mails verfassen - halten Sie sie prägnant und dennoch informativ, personalisieren Sie sie, wo möglich, formatieren Sie sie professionell, lesen Sie vor dem Versenden Korrektur und bewahren Sie während der gesamten Nachricht einen angemessenen Ton.
Los geht's - erstellen Sie noch heute die perfekte professionelle E-Mail!
