Egal, ob du ein neuer Absolvent oder jemand mit viel Erfahrung in deinem jeweiligen Fachgebiet bist, die Kunst, eine professionelle E-Mail zu schreiben, ist unerlässlich, um dein berufliches Fortkommen zu gewährleisten. Da das weit verbreitete Kommunikationsmittel in der heutigen Welt E-Mails sind, musst du schon früh in deinem praktischen Leben eine professionelle E-Mail schreiben. Es ist weithin bekannt, dass der erste Eindruck der letzte ist. Jemand, der eine von dir geschriebene professionelle E-Mail liest, hat sich bereits mindestens zur Hälfte entschieden, ob er weiter mit deinem zusammenarbeiten möchte oder nicht. Daher musst du genau wissen, was du tust, wenn du deine E-Mails verfasst.
Viele Leute würden dir sagen, wie man eine professionelle E-Mail schreibt, aber ein paar Hinweise reichen nicht aus. Für etwas so Wichtiges wie diese ist es notwendig, einige grundlegende Tipps für das Schreiben einer professionellen E-Mail zu beherrschen, die du immer im Hinterkopf behalten kannst.
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Egal, ob du ein neuer Absolvent oder jemand mit viel Erfahrung in deinem jeweiligen Fachgebiet bist, die Kunst, eine professionelle E-Mail zu schreiben, ist unerlässlich, um dein berufliches Fortkommen zu gewährleisten. Da das weit verbreitete Kommunikationsmittel in der heutigen Welt E-Mails sind, musst du schon früh in deinem praktischen Leben eine professionelle E-Mail schreiben. Es ist weithin bekannt, dass der erste Eindruck der letzte ist. Jemand, der eine von dir geschriebene professionelle E-Mail liest, hat sich bereits mindestens zur Hälfte entschieden, ob er weiter mit dir zusammenarbeiten möchte oder nicht. Daher musst du genau wissen, was du tust, wenn du deine E-Mails verfasst.
Viele Leute würden dir sagen, wie man eine professionelle E-Mail schreibt, aber ein paar Hinweise reichen nicht aus. Für etwas so Wichtiges wie diese ist es notwendig, einige grundlegende Tipps für das Schreiben einer professionellen E-Mail zu beherrschen, die du immer im Hinterkopf behalten kannst.
2. Nenne deinen Zweck am Anfang
Wenn der Leser den Hauptzweck deiner E-Mail nicht gleich zu Beginn findet, könnte er stattdessen anfangen zu überfliegen und einige der wichtigen Punkte verpassen, auf die du ihn aufmerksam machen willst. Daher ist es wichtig, den Grund für das Schreiben gleich zu Beginn zu nennen und zusammenzufassen. Auf diese Weise kann der Leser die Dringlichkeit der E-Mail einschätzen und entsprechend reagieren.
Unabhängig davon, wie lang der Text deiner E-Mail ist, wenn der Leser von Anfang an weiß, worum es geht, ist er eher daran interessiert, sie bis zum Ende zu lesen. Die Aufmerksamkeitsspanne von uns Menschen in diesem digitalen Zeitalter ist erstaunlicherweise sehr gering. Mitunter müssen wir Tipps und Tricks anwenden, um unsere eigenen Inhalte überhaupt bis zum Ende zu lesen.
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3. Mach die E-Mail kurz und bündig
Deine professionelle E-Mail muss prägnant sein. Wenn du anfängst, lange Absätze mit wenig echtem Inhalt zu schreiben, wird deine E-Mail in den Augen des Lesers an Bedeutung verlieren. So wie wir unsere eigene Zeit effizient nutzen wollen, sollten wir auch die Zeit des Lesers schätzen. Die Aufmerksamkeitsspanne eines durchschnittlichen Menschen erlaubt es ihm nicht, solch lange E-Mails zu lesen.
Auch die Verwendung einer Menge Jargon ist nicht hilfreich. Eine professionelle E-Mail sollte eine klare und anständige Sprache haben, die weder kompliziert noch langweilig ist. Wenn du eine E-Mail von einer Marke oder einem Kollegen erhältst, die du als sehr professionell empfindest, liest du sie ein paar Mal, um den Schreibstil zu erfassen. Versuche, dich in diesen Stil hineinzuversetzen, damit du beim nächsten Mal, wenn du eine professionelle E-Mail schreibst, automatisch diese Art von Sprachfluss in deinem E-Mail-Text übernehmen kannst.
4. Professionell klingen
Wenn du eine professionelle E-Mail schreibst, musst du professionell und formell klingen. Das bedeutet, dass Umgangssprache ein absolutes Tabu ist. Es erweckt nicht den richtigen Eindruck, Slang zu lesen, wenn man weiß, dass es sich um eine professionelle E-Mail handeln soll.
Das heißt aber nicht, dass du nicht freundlich sein kannst. Verwende einen warmen Ton, aber sei vorsichtig mit den Worten, die du verwendest. Wenn du in einem multinationalen Unternehmen arbeitest oder ein internationales Geschäft führst, musst du hier besonders vorsichtig sein. Wenn eine bestimmte Art von Slang in deinem Land als in Ordnung gilt, kann sie in der Kultur eines anderen Landes als höflich angesehen werden.
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5. Erinnere sie an sich selbst
Wenn du schon früher mit ihnen zusammengearbeitet oder sie persönlich getroffen hast, kannst du sie an sich selbst erinnern, indem du etwas erwähnst, das bei deinem Treffen passiert ist, oder eine Verpflichtung, die sie in früheren Gesprächen mit dir eingegangen sind. Dies würde ihnen helfen zu erkennen, wer du bist und ihre Antwort beschleunigen.
Diese Technik wird häufig in Marketing-E-Mails verwendet, die auch eine Art professioneller E-Mail sind. Wenn du z. B. eine Website besuchst und dich für deren Newsletter anmeldest, wirst du in dem Newsletter, den du erhältst, wahrscheinlich an die Produkte erinnert, die du dir bei deinem letzten Besuch auf der Website angesehen hast.
6. Verstärke dein Ziel
Fass am Ende der E-Mail, bevor du zu den Schlussbemerkungen übergehst, in nur einer oder maximal zwei Zeilen zusammen, warum du die E-Mail noch einmal schreibst. So ziehst du deine E-Mail nicht unnötig in die Länge, sondern machst dem Leser klar, was du von ihm willst, indem du ihm eine Zusammenfassung der E-Mail gibst.
Professionelle E-Mails werden immer mit einem bestimmten Ziel versand. Stelle sicher, dass du dem Empfänger klar vermittelst, was dieser Zweck ist. Extravagante E-Mails, die nicht wirklich benötigt werden, können in den Augen deiner Kollegen oder Kunden an Wert verlieren.
7. Sei freundlich in deinen Schlussbemerkungen
In einer Welt, in der jeder beschäftigt ist, ist es gut, freundlich zu klingen. Nicht jeder hat die Zeit, die ganze Zeit über dankbar und freundlich zu sein. Aber wir können die Wirkung auf den Leser nicht ignorieren. Wenn der Leser das Gefühl hat, dass er geschätzt wird, ist er eher bereit, den Zweck zu erfüllen, wegen dem diese professionelle E-Mail überhaupt geschrieben wurde. Danke also dem Empfänger dafür, dass er sich die Zeit genommen hat, deine E-Mail zu lesen, und füge eine Zeile hinzu, die den Eindruck vermittelt, dass du gespannt auf seine Antwort wartest.
8. Erstelle eine Standardsignatur
Erstelle eine Standardsignatur, mit der du jede professionelle E-Mail, die du versendest, abzeichnen kannst. Auf diese Weise musst du beim Beenden deiner E-Mail nicht immer wieder neu überlegen, wie du beispielsweise deinen Namen, deine Bezeichnung oder deine Position schreibst. Es spart Zeit und sorgt dafür, dass sich der Empfänger an dich erinnert, wenn du häufig mit ihm in Kontakt bist und ihm häufig eine professionelle E-Mail schreibst.
Unterschätzenicht die Bedeutung des Hinweises, dass der Empfänger nicht zögern sollte, sich bei dir zu melden. Es lohnt sich, dies in der ersten E-Mail, die du sendest, zu erwähnen, anstatt mehrere E-Mails zu senden, nur um die betreffende Person daran zu erinnern, dass du auf ihre Antwort gewartet hast.
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9. Lies die E-Mail vor dem Versenden Korrektur
Unabhängig davon, wie gut du dich mit dem Verfassen einer professionellen E-Mail auskennst, kann es sein, dass du beim Tippen einige Grammatik- oder Rechtschreibfehler gemacht hast. Es ist auch möglich, dass du vergessen hast, etwas zu schreiben, das du ansprechen wolltest. Mach es dir daher zur Gewohnheit, deine professionelle E-Mail immer noch einmal zu lesen, bevor du sie an den Empfänger schickst.
Vergewissere dich beim Korrekturlesen, dass du alle notwendigen Elemente einer professionellen E-Mail berücksichtigt hast. Dazu gehören die folgenden Elemente.
- Ein angemessener Betreff, der sowohl prägnant als auch umfassend ist.
- Eine respektvolle und angemessene Begrüßung oder Anrede, die zeigt, dass du tatsächlich eine professionelle E-Mail schreibst.
- Der Hauptteil nennt klar den Zweck deiner E-Mail.
- Schlussbemerkungen, die respektvoll klingen.
- Deine Unterschrift.
10. Nachbereitung
Du musst ein Gleichgewicht finden zwischen der Überflutung des Posteingangs des Empfängers mit deinen E-Mails und dem höflichen Nachfassen. So kannst du sicherzustellen, dass deine professionelle E-Mail nicht inmitten der vielen anderen E-Mails im Posteingang des Empfängers übersehen wird. Du musst sicherstellen, dass deine Arbeit erledigt wird, und solltest daher mit dem Empfänger in Kontakt bleiben und höflich um Aktualisierungen bitten.
Fazit
Wenn du alle oben genannten Anweisungen und Tipps befolgst, stehen die Chancen gut, dass du das gewünschte Ergebnis beim Versand deiner E-Mails erzielen kannst. Außerdem musst du deine Kommunikationsfähigkeiten ständig üben, damit du bei einem persönlichen Treffen den Eindruck, den du in deiner professionellen E-Mail vermittelt hast, auch in deiner Person widerspiegelt.
Wenn du eine professionelle E-Mail an einen Kunden schreibst, solltest du daran denken, dass deine E-Mail-Adresse auf deiner Geschäftsdomain einen perfekten Eindruck macht. Wenn du deine Markenwebseite auf Strikingly erstellst, kannst du ganz einfach benutzerdefinierte E-Mail-Adressen erstellen, um deine Kontaktaufnahme auf eine ganz neue Ebene zu heben.
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