Die digitale Kommunikation hat die Kommunikation auf Papier auf zahlreichen Arbeitsplattformen weitgehend ersetzt. Vor allem seit die Pandemie an die Oberfläche kam, verlassen sich die Menschen immer mehr auf digitale Kommunikationsmittel (wie Slack), um mit ihren Kollegen zu kommunizieren. Daher ist der E-Mail-Etikette heute genauso wichtig wie der richtige Business-E-Mail-Etikette.
Ein gute Business-E-Mail-Etikette ermöglicht es dir, einen guten Eindruck bei deinen Kunden, Verbrauchern und Kollegen zu hinterlassen. Mit einem ansehnlichen Schreibformat und professioneller Arbeit kannst du einen einzigartigen Eindruck für deine Plattform schaffen und dir Gehör verschaffen. Daher kann es bei der Einrichtung deines Kundenmanagementsystems von Vorteil sein. In diesem Artikel geben wir dir einen Überblick über die Business-E-Mail-Etikette und die besten Strategien, die wir uns dazu ausdenken können.
Strategien für die Business-E-Mail-Etikette
Die Business-E-Mail-Etikette für ein Unternehmen umfasst eine Reihe von Aspekten, die für eine professionelle E-Mail-Kommunikation erforderlich sind. Ein korrekte Business-E-Mail-Etikette umfasst alle Merkmale einer professionellen Nachricht, wie z. B. eine angemessene Betreffzeile, geeignete Schriftarten, eine Aufforderung zum Handeln (CTA), die Struktur des Inhalts und das Korrekturlesen. Die Mitarbeiter sollten sich auf die Empfänger der Nachrichten konzentrieren und sicherstellen, dass das Format ihrer Nachricht korrekt und ohne Unterbrechungen ist. Im Folgenden haben wir einige Richtlinien zusammengestellt, die es dir ermöglichen, die Business-E-Mail-Etikette besser umzusetzen.
1. Einfache und eindeutige Betreffzeile
Wenn du wissen willst, was eine Business-E-Mail-Etikette ist, dann musst du verstehen, dass die Betreffzeile der wichtigste Aspekt davon ist. Wenn Kunden eine E-Mail in ihrem Posteingang öffnen, ist die Betreffzeile das Erste, was sie überprüfen. Du kannst den Betreff einer Nachricht mit dem Titel deiner Nachricht gleichsetzen. Die Betreffzeile sollte auf den Punkt gebracht werden, damit der Leser den Kontext deiner Nachricht leicht versteht.
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Wenn deine Betreffzeile nicht gut genug ist, dann glaubst du nicht einmal, dass dein Kundenfeedback gut genug sein wird. Die Betreffzeile muss den Zweck deiner Nachricht pragmatisch darstellen. Sie sollte entweder aus ein paar Worten oder einem Satz bestehen. Wenn du es schaffst, deine Betreffzeile kurz zu halten, erhöht sich die Chance, dass der Empfänger deinen Kontext versteht. Außerdem hilft es deinen Kunden direkt in die Thematik der E-Mail einzustreigen.
Die meisten Betreffzeilen einer E-Mail sind drei bis fünf Wörter lang. Wenn du zum Beispiel eine Bewerbung in Erwägung ziehst, solltest du auf die Bezeichnungen achten, wie "Bewerbung als Suchmaschinenoptimierer" oder "Bewerbung als IT-Experte". Solche Betreffzeilen sind kurz und für den Empfänger leicht zu verstehen.
Wenn du an einer Business-E-Mail-Etikette arbeitest, darfst du niemals eine Betreffzeile ignorieren. Jedes Detail ist wichtig, wenn es um deine Plattform geht. Deshalb kann die kleinste Nachlässigkeit dazu führen, dass du Kunden verlierst. Du musst einen guten Eindruck hinterlassen, damit deine Empfänger deiner E-Mail den Vorzug vor allen anderen E-Mails geben, die sie täglich erhalten.
2. Erwäge eine Standardschriftart
Es ist gut, dass du deine E-Mails sauber und ordentlich hältst, aber du musst auch in der Lage sein, ihnen ein professionelles Aussehen zu geben. In den Standardeinstellungen ist die Textfarbe in der Regel schwarz oder dunkelgrau, und die Schriftart ist einfach. Du solltest jedoch auch eine Standardschriftart und -farbe wählen, um deine Business-E-Mail-Etikette zu verbessern.
Das ist etwas völlig anderes als die Wahl der Schriftart für das Logo einer Website. Doch genau wie bei den Logos für die Website ist Professionalität eine der Regeln für das Versenden von Business-E-Mails. So können deine Empfänger deine Botschaft verstehen und sich vergewissern, dass die Nachricht direkt von dir stammt. Mit einer individuellen Schriftart kannst du deinen persönliche Note in der E-Mail zu Geltung bringen. Zu den besten E-Mail-Schriftarten gehören die folgenden:
- Avenir
- Arial
- Calibri
- Cambria
- Constantia
- Korbel
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3. Informiere deine Empfänger in angemessener Weise
In deinen ersten Schuljahren hast du vielleicht über die Unterschiede zwischen einer informellen und einer formellen Nachricht gelesen. Man kommuniziert mit Empfängern mit Bezeichnungen wie "Herr", "Frau", "Ms." usw. Das Gleiche gilt auch für Business-E-Mail-Etikette. Wenn du die Empfänger nicht wirklich gut kennst, musst du mit ihnen kommunizieren, indem du sie mit entsprechenden Bezeichnungen ansprichst.
Wenn du schon lange in engem Kontakt stehst, kannst du den Empfänger mit dem Vornamen ansprechen. Du kannst zum Beispiel mit "Hallo Herr Fahad" oder "Willkommen Herr Fahad" kommunizieren, um deine E-Mail professionell zu beginnen. Alle führenden E-Mail-Dienste für Unternehmen berücksichtigen dieses Konzept als Teil ihrer Best Practices für die E-Mail-Kommunikation.
Wenn du dich um eine Stelle bewirbst, ist ein professionelles Auftreten noch wichtiger. Du kannst keine hochwertigen Jobs bekommen, wenn du deine E-Mails nicht professionell zustellen kannst. Wenn du eine Bewerbung verschicken musst, aber die Mail-Liste nicht den Namen der Stelle enthält, die deine Bewerbung prüft, kannst du Formulierungen wie "An die Betreffenden" in Erwägung ziehen, um ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren.
4. Durchschrift in Betracht ziehen
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Die Verwendung einer Durchschlagskopie (CC) für eine Gruppe von Geschäftskontakten ist ideal, um eine korrekte Business-E-Mail-Etikette zu gewährleisten. Diese Geschäftskontakte können sich gegenseitig in die E-Mail-Kette einbinden. Diese Strategie ist vorteilhaft, wenn du eine E-Mail an eine Gruppe von Mitarbeitern sendest und möchtest, dass die Empfänger sehen, wer sonst noch in deinem Team deine E-Mail sehen kann.
Die Option CC macht deine Namen und E-Mail-Adressen für alle Mitarbeiter sichtbar, die deine E-Mail-Adresse erhalten. Daher musst du vorsichtig sein, wenn du diese Option verwendest. Die meisten professionellen E-Mail-Adressen verbinden die CC-Option mit sich, da sie mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern arbeiten müssen.
Wenn du Nachrichten an eine Gruppe von Personen sendest, die sich gegenseitig nicht kennen, kannst du die Option Blindkopie (BCC) verwenden. Im Gegensatz zur CC-Option werden hier die Namen und E-Mail-Adressen der Absender nicht weitergegeben, um die Privatsphäre zu wahren.
5. Richtiges Strukturieren von Nachrichten
Du kannst zahlreiche Lesbarkeits- und Strukturierungstechniken anwenden, um sicherzustellen, dass deine E-Mail gut geschrieben und für deinen Empfänger leicht verständlich ist. Du kannst deine Absätze gliedern und große Absätze in kleine Absätze unterteilen, um die Lesbarkeit zu verbessern. Wenn du Erfahrung mit dem Verfassen von E-Mails hast, kannst du dich mit einer Autoren-Website einen Namen in der Schreibbranche machen.
Eine der wichtigsten Regeln der Business-E-Mail-Etikette besteht darin, eine hohe Lesbarkeit zu erreichen. Das ist nur möglich, wenn du die entsprechenden Techniken beherrschst. Wenn du z. B. eine lange E-Mail schreibst, musst du kleine Absätze neben nummerierten Aufzählungen oder Aufzählungspunkten verwenden, um wichtige Informationen hervorzuheben. Du musst darauf achten, dass dein Text eine bestimmte Reihenfolge aufweist und dass jeder Absatz miteinander verbunden ist. Die erste Zeile muss den Zweck des gesamten Absatzes umreißen.
Wenn du eine Autoren-Website für solche Angelegenheiten erstellen willst, kannst du dich auf Strikingly verlassen. Wir sind wohl die beste Plattform, wenn es darum geht, Websites zu einem erschwinglichen Preis zu erstellen und sie angemessen zu pflegen. Mit Strikingly kannst du deine Website optimieren und sie benutzerfreundlich und leicht auffindbar gestalten.
6. Aktionsaufrufe anbieten
Der beste Weg, eine Nachricht abzuschließen, ist die Integration einer Handlungsaufforderung (CTA) am Ende der Nachricht. Die CTA-Schaltfläche ermöglicht es dem Empfänger zu verstehen, was er als Nächstes tun muss. Zahlreiche Anbieter von Geschäfts-E-Mails verwenden diese Strategie als Teil ihrer professionellen E-Mails.
Mit der CTA-Schaltfläche kannst du deinen Kunden zu einem Treffen, einer Demo, einer Präsentation oder einfach nur zu einer allgemeinen Antwort aufrufen. Diese Strategie ist entscheidend für die Verbesserung deiner Business-E-Mail-Etikette. Sie macht deinem Kunden klar, wie lange er Zeit hat, sich zu melden.
7. Professionelle Schlussfolgerung einbeziehen
Neben dem CTA musst du deine Nachricht professionell abschließen, z. B. mit "Danke" oder "Mit freundlichen Grüßen". Falls erforderlich, kannst du deinen Namen zusammen mit deiner Unterschrift, Position (und Telefonnummer) am Ende der Seite hinzufügen. Diese Angaben sind für deine Business-E-Mail-Etikette von Vorteil, da sie dem Empfänger alle nötigen Informationen liefern, wenn er antworten möchte.
Eine der Regeln für das Versenden von geschäftlichen E-Mails besteht darin, in deinem gesamten Text Professionalität zu wahren. Daher musst du deine E-Mail in angemessener Weise abschließen. Verwende in deiner E-Mail keine unnötige Typografie, da dies einen unprofessionellen Eindruck erweckt.
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Schlussfolgerung
In einer Zeit, in der Pandemien die Arbeitsplätze der Menschen gefährden, haben diese das Marketing als ideale Möglichkeit betrachtet, ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Darüber hinaus sind 85 % der amerikanischen Einzelhändler der Meinung, dass ein professioneller E-Mail-Service der beste Weg ist, um Marketing zu betreiben. Im Vergleich zu Social-Media-Kampagnen hat das E-Mail-Marketing zu mehr Leads, besserem Erfolg, mehr Kosteneffizienz und mehr Kundenkäufen geführt.
Strikingly ist eine der zuverlässigsten Plattformen, wenn es darum geht, eine beachtliche Business-E-Mail-Etikette zu gewährleisten. Du kannst auf unserer Plattform individuelle E-Mail-Adressen erstellen. Personalisierte E-Mail-Adressen werten deine E-Mail-Kampagnen auf und verleihen deiner Plattform ein professionelleres Aussehen. Außerdem förderst du durch deine individuelle E-Mail Adresse deinen Wiedererkennungswert für deine Kunden.
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Durch eine personalisierte E-Mail-Adresse erhältst du deine eigene E-Mail-Domaine, wie z. B. die E-Mail "yourname@yourdomain.com". Daher musst du dich nicht mehr darüber ärgern, dass deine Kunden, Website-Besucher und potenziellen Interessenten generische Nachrichten von deinem kostenlosen E-Mail-Dienst wie Gmail oder Yahoo! erhalten. Verschwende also keine Zeit und gehe zu Strikingly, um deine eigene E-Mail-Adresse zu erstellen. Außerdem kannst du bei Strikingly deine Individuelle Website mit unserem Website-Builder erstellen. Du kannst bei uns aus vielen verschiedenen Website-Vorlagen auswählen und deine Website nach deinem Geschmack erstellen. Bei uns bekommst du ein Komplettpaket. Beginne noch heute und melde dich bei Strikingly an!
