Ein Unternehmen zu führen, erfordert ein sorgfältiges Management. Als Unternehmer bist du dafür verantwortlich, dass du deine Aufgaben zuverlässig erledigen kannst, damit du deine Ziele ohne große Schwierigkeiten erreichen kannst. Wenn du auf der Suche nach Ideen bist, wie du Aufgaben richtig verwalten kannst, dann bist du hier genau richtig.
Was ist Aufgabenmanagement?
Aufgabenmanagement bedeutet einfach, Aufgaben so zu organisieren, dass sie vor ihrem Zieltermin erledigt werden. Dazu gehört ein strategischer Prozess, bei dem jede Aufgabe von der Anfangsphase bis zu ihrer Fertigstellung bearbeitet wird. Ein praktischer Leitfaden für das Aufgabenmanagement ermöglicht es einem Projektleiter, die Fortschritte jedes einzelnen Teammitglieds von Zeit zu Zeit zu ermitteln und zu überwachen. Dazu gehören die Überwachung der Zeitpläne, der Aufgaben der einzelnen Mitglieder, der Aufgabenlisten, des Projektbudgets und der Kommunikation über den Gesamtprojektstatus.
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Wenn es richtig gemacht wird, kann das Aufgabenmanagement Unternehmen eine effektive Workflow-Strategie bieten, die sie auf ihre anderen Projekte anwenden können. Es ist vielleicht nicht ganz einfach zu lernen, wie man Aufgaben effektiv verwaltet. Dennoch können Unternehmen mit den richtigen Informationen und Aufgabenmanagement-Tools einen reibungslosen Ablauf der Projektabwicklung sicherstellen.
Was ist die Bedeutung des Aufgabenmanagements?
Nachdem wir erfahren haben, was Aufgabenmanagement ist, wollen wir nun die nächste Stufe erreichen: die Bedeutung des Aufgabenmanagements verstehen.
1. Identifiziert Prioritäten
Die Arbeit an einem Projekt erfordert zuverlässige Fähigkeiten zur Prioritätensetzung. Wenn du lernst, wie man Aufgaben verwaltet, musst du verstehen, wie man Prioritäten setzt. Um Misserfolge zu vermeiden, ist es unabdingbar, die Aufmerksamkeit auf die Anforderungen des Projekts zu richten. Die Verwendung eines guten Leitfadens für das Aufgabenmanagement und der perfekten Tools für das Aufgabenmanagement kann dabei helfen, die Zeit zu managen und geeignete Lösungen für das Aufgabenmanagement richtig zu identifizieren.
2. Bessere Team-Beziehung
Eine gute Kommunikation macht jedes Team erfolgreicher. Ein verlässliches Aufgabenmanagement ist ein heiliger Gral für eine gute Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Die Aufgabenverwaltung hilft bei Gesprächen innerhalb eines Teams. Mit einem festen Leitfaden für das Aufgabenmanagement können die Teammitglieder frei mit ihrem Projektmanager sprechen und ihre Rollen im Projekt bestätigen. Sie können auch Berichte über ihre abgeschlossenen oder noch ausstehenden Aufgaben erstellen. Auf der anderen Seite können die Projektleiter die Arbeiten ihrer Untergebenen überprüfen und gleich danach ihr Feedback geben.
3. Stetiger Projektfluss
Ein effektives Aufgabenmanagement gibt Projektmanagern die vollständige Kontrolle über ein bestimmtes Projekt. Und wenn ein Projektleiter die Kontrolle über das Projekt hat, läuft alles reibungslos nach seinem Zeitplan. Es gibt eine Vielzahl von Aufgabenmanagement-Tools, mit denen Teams alles planen können, was sie zu erledigen haben. Auf diese Weise haben sie einen festen Überblick darüber, was sie zu tun haben. Die Teams können sich auch gegenseitig über ihre Anliegen informieren, z. B. über den aktuellen Projektstatus und andere unerledigte Aufgaben, die für einen reibungslosen Projektablauf unerlässlich sind.
Wie kannst du Aufgaben effektiv verwalten?
Nachdem wir die Bedeutung des Aufgabenmanagements kennengelernt haben, kommen wir nun zum aufregendsten Teil - dem Erlernen von Hacks, wie du Aufgaben richtig verwalten kannst.
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1. Erstelle eine To-Do-Liste
Es mag nicht so aussehen, aber Aufgabenlisten sind eines der leistungsfähigsten Werkzeuge für das Aufgabenmanagement. Abgesehen von der Einfachheit ihrer Erstellung sind sie auch sehr effektiv bei der Organisation von Projektaufgaben. Wenn du eine Strategie für dein Aufgabenmanagement entwickelst, solltest du den Einsatz von intelligenten Aufgabenlisten-Anwendungen in Betracht ziehen. Viele Unternehmen nutzen diese Aufgabenmanagement-Tools, um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten. Mit Hilfe dieser Aufgabenmanagement-Tools wäre es viel einfacher für dich, alle deine Ideen zu deinem Projekt aufzuschreiben und zu vermeiden, dass du dich darin verlierst, was du als nächstes tun musst.
2. Prioritäten setzen
Eine Vielzahl von Projekten auf einmal zu haben, kann anstrengend und verwirrend sein. Um zu verhindern, dass du Schwierigkeiten hast, die Fristen einzuhalten, solltest du immer deine Prioritäten festlegen. Realistischerweise müssen nicht alle Projekte, die du hast, sofort erledigt werden. Es gibt Zeiten, in denen bestimmte Projekte eine sofortige Antwort erfordern. Um dies zu vermeiden, solltest du eine Liste deiner Projekte erstellen, in der du angibst, welche Projekte besonders wichtig sind und sofort erledigt werden müssen. Auf diese Weise kannst du die Aufgaben leicht verwalten und deinen Zeitplan einhalten, ohne dich unter Druck zu setzen.
3. Erstelle einen Zeitplan
Der Zeitplan ist ein weiterer wichtiger Faktor bei der Aufgabenverwaltung. Die Beherrschung der Zeitplanung für deine Aufgaben ist eine großartige Aufgabenverwaltung, die du vor Fristen bewahren kannst. Ein fester Zeitplan für die zu erledigenden Aktivitäten und Aufgaben sorgt außerdem dafür, dass sich das gesamte Team auf die zu erledigenden Aufgaben konzentriert. Wenn du eine Strategie für das Aufgabenmanagement entwickelst, solltest du immer einen zuverlässigen Zeitplan für das gesamte Projekt erstellen, an das sich dein Team halten wird. Füge Informationen wie z. B. Zeitkontingente für jede Aufgabe ein, damit du eine Vorstellung davon hast und deine Zeit besser einteilen kannst. Durch die Verwendung von Zeitplänen für dein Aufgabenmanagement kannst du deinem Team leicht vermitteln, wie du mit deinem Projekt vorankommen kannst.
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4. Flexibilität üben
Auch bei der Aufgabenverwaltung sind Veränderungen unvermeidlich. Das Geschäft ist unberechenbar. Plötzliche Änderungen der Markttrends oder der Kundenpräferenzen können dein Aufgabenmanagement beeinträchtigen, wenn du nicht weißt, wie du damit umgehen sollst. In diesem Fall musst du und dein gesamtes Team wissen, wie du dich schnell an diese Veränderungen anpassen kannst. Bereite Backup-Pläne für mögliche Konflikte und Schlupflöcher in deinem Projekt vor. Wie man so schön sagt: Vorbeugen ist immer besser als heilen.
5. Kommuniziere
Wenn es einen sicheren Weg gibt, Aufgabenmanagement effektiv zu betreiben, dann ist es Kommunikation. Wenn du in Gruppen arbeitest, musst du klare Gespräche zwischen deinen Teammitgliedern führen. Dabei geht es nicht nur darum, die zu erledigenden Aufgaben zu besprechen, sondern auch darum, ihre eigene Sicht der Dinge zu erfahren. Wenn du deine Ideen für das Aufgabenmanagement aus arbeitest, solltest du immer offene Teamforen oder andere Aktivitäten einbeziehen, die dir und deinem Team zu einer besseren Kommunikation verhelfen können. Wenn du diesen Schritt in deinem Leitfaden für das Aufgabenmanagement tust, kannst du deine Aufgabe einfach erledigen und Streit vermeiden. Und was noch wichtiger ist: Kommunikation kann dir helfen, eine engere Beziehung aufzubauen und deine Bindung als Team zu stärken.
Die besten Aufgabenmanagement-Tools, die du ausprobieren solltest
Abgesehen von den fünf Tipps, die wir dir gegeben haben, wie du Aufgaben effektiv verwalten kannst, gibt es noch eine weitere Möglichkeit, wie du die Aufgabenverwaltung optimieren kannst. Wie das geht? Durch den Einsatz von effektiven Aufgabenmanagement-Tools.
Ein Aufgabenmanagement-Tool oder eine Software ist einfach ein Objekt, das du verwenden kannst, um Aufgaben effektiv zu verwalten. Es gibt tonnenweise davon im Internet, die nur darauf warten, von dir entdeckt zu werden. Um dir die mühsame Suche zu ersparen, haben wir bereits die drei besten Aufgabenmanagement-Tools zusammengestellt, die du als Profi oder sogar als Anfänger verwenden kannst.
1. To-Do-Listen
To-Do-Listen sind die grundlegendsten, aber dennoch sehr funktionalen Aufgabenmanagement-Tools von heute. Viele Unternehmen beginnen ihre Reise in die Aufgabenverwaltung mit einer To-Do-Liste. Dieses Aufgabenmanagement-Tool hilft dir sehr dabei, wichtige Ideen zu deinem Projekt zu notieren, den Fortschritt deines Aufgabenmanagements zu verfolgen, deine Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und sogar deinem Aufgabenmanagement-Team Rollen zuzuweisen.
2. Online-Aufgabenlisten
Eine Online-Aufgabenliste ist das digitale Gegenstück zu den klassischen To-Do-Listen. Mit diesem Aufgabenmanagement-Tool kannst du Aufgaben verwalten, wann und wo immer du bist. Solange du dein Gerät und eine Internetverbindung hast, ist es ein Kinderspiel, die anstehenden Aufgaben zu erledigen.
3. Online-Kanban-Tafeln
Kanban-Boards sind Aufgabenmanagement-Tools, die die Verwaltung von Aufgaben visuell ansprechend gestalten. Deine Aufgaben werden mit Hilfe von Kanban-Karten erstellt, die ordnungsgemäß in einer Reihe von relevanten Spalten angeordnet werden. Diese Spalten sind normalerweise mit "To-do", "Doing" oder "Done" beschriftet.
Wie wählt man das richtige Aufgabenmanagement-Tool?
Die Auswahl der besten Aufgabenverwaltungstools kann schwierig sein, besonders wenn du neu bist. Hier ist unser Leitfaden für die Suche nach einem Aufgabenmanagement-Tool, um dich davor zu bewahren, das falsche auszuwählen.
Um das beste Aufgabenmanagement-Tool für dich zu finden, solltest du die folgenden Überlegungen anstellen:
- Die Art der Projekte, die du normalerweise durchführen
- Wie oft dein Team zusammenarbeitet
- Spezielle Funktionen wie Benachrichtigungen, Analysefunktionen und Zeiterfassungsfunktionen können für dein Team von Vorteil sein.
- Eine bestimmte Anzahl von Personen innerhalb deines Teams
- Kostenlose Vorlagen für Aufgabenmanagementprojekte
- Lässt sich das Tool in Ihr bestehendes technisches System integrieren?
Wie man mit Strikingly Aufgaben reibungslos verwaltet
Strikingly gehört zu den wenigen Website-Buildern, die die Aufgabenverwaltung auf die nächste Stufe heben. Mit unserer Team Manager-Funktion kannst du jetzt ganz einfach Einladungen an deine Freunde, Teammitglieder und sogar an deine eigene Familie senden, um deine eigene Strikingly-Website zu bearbeiten und zu verwalten. Du kannst sogar bis zu zehn Teammitglieder zu jeder deiner Strikingly-Websites einladen.
Um deine Strikingly Team Manager-Funktion einzurichten, musst du nur:
1. Gehe zu deinem Website-Editor und klicke dann auf "Einstellungen".
2. Wähle die Funktion "TEAM" auf der linken Seite.
Wenn du die Team-Manager-Funktion ausgewählt hast, kannst du nun mit der Einrichtung deiner Webseite beginnen. Du kannst die Namen deiner Teammitglieder hinzufügen und eingeben, dein eigenes Profilbild hochladen, die E-Mail deiner Teammitglieder hinzufügen und sogar Rollen für jedes Teammitglied auswählen.
Einige der Rollen sind Admin, Site Admin, Editor, Store Manager, Blogger, Agent und öffentliche Rechte. Für jede Rolle gibt es eine entsprechende Zugriffsebene auf deiner Website. Nachdem du mit der Einrichtung fertig bist, kannst du nun die Einladung an deine Teammitglieder senden. Diese müssen die Einladung zunächst annehmen, um Zugang zu deiner Website zu erhalten, und schon bist du bereit für deine Aufgabenverwaltung.
Zu verstehen, wie die Aufgabenverwaltung funktioniert, ist nicht so kompliziert, wie du denkst, dass sie sein könnte. Sicherlich kann es dich von Zeit zu Zeit ermüden, aber sobald du dich mit den Abläufen vertraut gemacht hast, wirst du überrascht sein, wie gut die Dinge funktionieren werden. Alles, was du brauchst, ist ein bisschen Geduld und die richtige Auswahl an Aufgabenmanagement-Tools, und voila! Bist du nur noch einen Schritt von der Verwirklichung deines Projekts entfernt?
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