Geschäft Outsourcing ist überraschenderweise für kleine und mittlere Unternehmen üblicher geworden als für größere Organisationen. Mehr noch, in diesen schwierigen Zeiten, in denen viele Unternehmen gezwungen sind, von zu Hause aus zu arbeiten, ist die Auslagerung von Aufgaben an externe Mitarbeiter sogar noch häufiger geworden. Es ist zu einem Trend geworden, dass Unternehmen aus allen Branchen nach Outsourcing-Möglichkeiten suchen, um ihre Betriebskosten zu senken.
Trotz aller Nachteile, die diese Pandemie mit sich bringt, konnten viele Unternehmen von den Vorteilen profitieren, indem sie sich in Outsourcing-Firmen verwandelten. Mithilfe digitaler Marketingtechniken konnten KMU mit qualifizierten Arbeitskräften aus verschiedenen Teilen der Welt in Kontakt treten und sie zu angemessenen Preisen für die Ausführung bestimmter Aufgaben einstellen.
Wenn auch du ein Unternehmen führst und die Vorteile von Outsourcing-Dienstleistungen nutzen möchtest, musst du zunächst lernen, wie Outsourcing funktioniert.
Wie funktioniert Geschäft Outsourcing?
Die Funktionsweise von Geschäft Outsourcing besteht darin, dass ein externes Unternehmen als Dienstleister (auch Drittanbieter genannt) auftritt. Dieses Unternehmen stellt das Personal oder die Systeme zur Verfügung, um die Aufgaben oder Dienstleistungen auszuführen, mit denen ein Unternehmen es beauftragt hat. Das Unternehmen bietet diese Dienstleistungen entweder vor Ort, in seinem eigenen Büro oder in den Einrichtungen des Auftraggebers an, je nach Vereinbarung zwischen den beiden Unternehmen.
Das Geschäft Outsourcing wird heutzutage von Unternehmen für bestimmte Aufgabenbereiche oder Dienstleistungen durchgeführt. Manchmal wird eine ganze Abteilung oder ein kompletter Bereich der Geschäftstätigkeit an ein externes Unternehmen ausgelagert. Beispiele für Dienstleistungen, die üblicherweise ausgelagert werden, sind Programmierung oder Website-Entwicklung, Kundendienst und Telefondienste, Fertigungsprozesse, Finanzfunktionen wie Buchhaltung oder Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Aufgaben im Personalwesen.
Geschäft Outsourcing wird manchmal auch als Business Process Outsourcing oder Contracting Out Services bezeichnet. In einigen Fällen ist das auslagernde Unternehmen größer, während das ausgelagerte Unternehmen relativ klein ist.
Manchmal suchen Unternehmen aber auch nach Outsourcing-Möglichkeiten, um mit sehr großen und beliebten Drittanbietern zusammenzuarbeiten, wie z.B. die Beauftragung von IBM mit der Verwaltung ihrer IT-Dienste oder die Beauftragung von FedEx Supply Chain mit der Bereitstellung von Logistikdienstleistungen.
Eine andere Form des Geschäft Outsourcing ist die Beauftragung von Einzelpersonen mit der Durchführung kleinerer Aufgaben, die zu den jeweiligen Abteilungen des auslagernden Unternehmens gehören. Bei diesen Personen handelt es sich entweder um professionelle Freiberufler, die eine eigene Website haben, um Zeitarbeitskräfte im Büro, um unabhängige Auftragnehmer oder einfach um Personen, die aufgrund der globalen Abriegelung derzeit aus der Ferne arbeiten.
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Damit ein auslagerndes Unternehmen seine Outsourcing-Möglichkeiten effektiv nutzen kann, ist es wichtig, die Vereinbarung sorgfältig zu treffen und mit dem Dienstleister achtsam umzugehen. Der Schwerpunkt sollte nicht nur auf der Logistik liegen, sondern auch auf der Kommunikation und der Beziehung zwischen den beiden Unternehmen.
Wenn die Geschäftsbeziehung richtig geführt wird, erhöht sich die Produktivität von selbst. Deshalb sollte die Vereinbarung zwischen einer Outsourcing-Firma und dem Drittanbieter als eine vertrauensvolle Partnerschaft und nicht als ein Einkaufsprojekt betrachtet werden. Wenn Organisationen so funktionieren, würde Geschäft Outsourcing immer perfekt funktionieren.
Im Vertrag oder in der Vereinbarung sollte vielleicht ein Augenmerk auf die Ausstiegsklausel gelegt werden, so dass die strategische Partnerschaft in aller Ruhe beendet werden kann, wenn sich die Dinge nicht zum Guten wenden. Es ist auch wichtig, dass beide Unternehmen wissen, wann die Vereinbarung ausläuft, damit beide ihren Verpflichtungen nachkommen können, solange der Vertrag noch läuft.
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6 Hauptvorteile von Geschäft Outsourcing
Hier sind die 6 wichtigsten Vorteile des Outsourcing für kleine Unternehmen.
1. Es hilft dir, Betriebskosten zu sparen
Wenn du einen Teil deiner Dienstleistungen an ein Drittunternehmen auslagerst, wird dieses höchstwahrscheinlich in seinem eigenen Büro oder seinen eigenen Einrichtungen an diesen Dienstleistungen arbeiten. Das bedeutet, dass dein Unternehmen bei den Betriebskosten für die Erbringung dieser Dienstleistungen sparen kann.
Wenn du deine eigenen Mitarbeiter mit der Erbringung dieser Dienstleistungen beauftragst, werden neben den Gehältern deiner Mitarbeiter auch deine Büroräume, Einrichtungen und Systeme während des Prozesses genutzt. Eine Outsourcing-Firma kann ihre Bedingungen so aushandeln, dass die Gesamtkosten für das Geschäft Outsourcing geringer ausfallen als die Kosten für die Erbringung der ausgelagerten Dienstleistungen in den eigenen Räumlichkeiten oder Einrichtungen.
2. Spezialisierte Dienstleistungen in Anspruch nehmen
Drittanbieter von Dienstleistungen sind oft sehr spezialisiert und professionell in den von ihnen angebotenen Dienstleistungen. Manchmal ist es für ein Unternehmen vorteilhaft, eine komplette Abteilung an ein externes Unternehmen auszulagern, weil sich dieses Unternehmen mehr auf diese spezifischen Aufgaben konzentrieren kann.
Wenn du z.B. deine IT-Abteilung auslagerst, ist das ausgelagerte Unternehmen besser mit allen Werkzeugen, Software und Systemen ausgestattet, um dir diese Dienstleistungen zu bieten. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über Mitarbeiter, die über die für deine IT-Aufgaben erforderlichen Fachkenntnisse haben. Dies ist einer der größten Vorteile von Outsourcing-Dienstleistungen.
Bei einigen Unternehmen besteht der Großteil der Arbeit ihrer IT-Abteilung aus Webdesign, Webentwicklung und Webwartung. Wenn sie sich dafür entscheiden, ihre IT-Abteilung auszulagern, verfügt das ausgelagerte Unternehmen über Mitarbeiter, die über mehr Programmierkenntnisse und -fähigkeiten verfügen und auch besser mit Tools und Plattformen für die Erstellung von Websites ausgestattet sind, um die Arbeit zu erleichtern.
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3. Es eröffnet Möglichkeiten zur Geschäftsausweitung
Um Geschäft Outsourcing effektiv zu nutzen, muss das auslagernde Unternehmen ein großes professionelles Netzwerk um sich herum aufbauen. Nur dann kann es das geeignetste und günstigste Unternehmen auswählen, an das es seine Dienstleistungen auslagert.
Wenn ein Unternehmen aktiv an der Vernetzung beteiligt ist, eröffnet es sich selbst Expansionsmöglichkeiten. Es lernt die Markttrends und Unternehmenskulturen anderer Firmen kennen. Es findet heraus, was auf dem Markt verfügbar ist und was eher gefragt ist. So kann es versuchen, die Marktlücken durch Diversifizierung seiner Produkte und Dienstleistungen zu schließen.
So kann beispielsweise ein Unternehmen, das Kosmetika verkauft, eine Chance auf dem Markt erkennen und eine neue Produktlinie für pflanzliche Arzneimittel einführen. Ein anderes Beispiel wäre ein Anbieter von Damenmode, der die Gelegenheit ergreifen kann, um auch Handtaschen für Frauen zu verkaufen.
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4. Es ermöglicht dir, Wettbewerbsvorteile auf dem Markt zu erlangen
Geschäft Outsourcing hilft kleinen Unternehmen, sich einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt zu verschaffen. Durch die Auslagerung ihrer unterstützenden Funktionen können sie sich stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihre gesamten Ressourcen darauf ausrichten. Da sie sich nicht mehr mit den Tätigkeiten befassen müssen, die sie weniger gut beherrschen, können sie ihre gesamten Ressourcen und ihre Energie auf die Tätigkeiten verwenden, in denen sie am kompetentesten sind.
Dies steigert ihre Effizienz und verschafft ihnen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber den anderen Akteuren in der Branche. Um dies zu bestätigen, muss das Unternehmen von Zeit zu Zeit eine Konkurrenzanalyse durchführen, um zu wissen, wo es steht.
5. Dein Personal hat die Chance, neue Fähigkeiten zu erlernen
Wenn die Mitarbeiter des auslagernden Unternehmens mit den Mitarbeitern des ausgelagerten Unternehmens interagieren und kommunizieren, haben beide die Möglichkeit, voneinander zu lernen.
Sie verfügen beide über unterschiedliche Fähigkeiten und sind in verschiedenen Bereichen kompetent. Indem sie ihr Wissen und ihre Arbeit miteinander teilen, können sie sich gegenseitig helfen, neue Fähigkeiten zu entwickeln und ihre Chancen auf eine berufliche Weiterentwicklung zu erhöhen.
Aus Unternehmenssicht trägt das Geschäft Outsourcing dazu bei, dass die Mitarbeiter des auslagernden Unternehmens kompetenter werden, da sie mehr Fähigkeiten erwerben können, als sie ursprünglich hatten. Das Unternehmen kann nun das vorhandene Personal für die Übernahme vielfältigerer Aufgaben in der Zukunft einsetzen.
6. Fortführung des Geschäftsbetriebs während einer Pandemie
Nicht zuletzt ist Geschäft Outsourcing für Unternehmen besonders in Zeiten einer Pandemie von Vorteil. Durch die Auslagerung von Aufgaben und Dienstleistungen an externe Mitarbeiter konnten viele Unternehmen ihren Betrieb aufrechterhalten, wenn ihre Büros und Einrichtungen geschlossen waren.
Heutzutage gibt es viele Anwendungen, Software und Tools, die es Unternehmen ermöglichen, effektiv und regelmäßig mit ihren Fernarbeitern zu kommunizieren. Mitarbeiter eines Unternehmens, die in einem anderen Land und in einer anderen Zeitzone arbeiten, können sich über diese Anwendungen problemlos mit ihren Arbeitgebern abstimmen. Das macht Geschäft Outsourcing einfacher als je zuvor. Mit Hilfe solcher Tools können Besprechungen geplant, der Arbeitsfortschritt verfolgt, Dokumente und Dateien gemeinsam genutzt und Videokonferenzen abgehalten werden.
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Geschäft Outsourcing hat sich während dieser Pandemie für Dienstleistungsunternehmen als besonders nützlich erwiesen. Diese Unternehmen waren in der Lage, Personen aus verschiedenen Teilen der Welt einzustellen, um Aufgaben zu erledigen, die Teil der Gesamtdienstleistungen sind, die sie ihren Kunden anbieten. Der Grund dafür ist, dass bei der Erbringung von Dienstleistungen in der Regel keine Bestandsverwaltung erforderlich ist.
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