Vielleicht hast du den Begriff Pressemappe oder Online-Pressemappe schon einmal gehört, als du mit dem Aufbau einer Website für dein Unternehmen begonnen hast. Pressemappen werden mit der Öffentlichkeitsarbeit oder dem Branding deines Unternehmens in Verbindung gebracht. Man sagt, dass es für dich einfacher ist, deine PR zu machen, wenn du eine Pressemappe hast.
Aber was ist eine Pressemappe, und wie erstellt man sie? Werfen wir einen Blick auf die Definition einer Pressemappe sowie auf einige Pressemappen Beispiele, die dich inspirieren sollen, und darauf, wie du sie erstellen kannst.
Was ist eine Pressemappe?
Eine Pressemappe, oft auch als Online-Pressemappe oder digitale Pressemappe bezeichnet, ist ein Dokument oder eine Sammlung von Dokumenten, in denen Dinge zusammengefasst sind, die dein Unternehmen beschreiben. Eine digitale Pressemappe könnte zum Beispiel Dokumente über die Geschichte deines Unternehmens, über Personen, die wichtige Positionen innehatten, wie z.B. CEO oder Direktor, und Biografien dieser Personen enthalten.
In der Vergangenheit, vor dem Internetzeitalter, wurde zwischen einer Pressemappe und einer Medienmappe unterschieden. Medienmappen wurden früher als ein vollständiges Dokument betrachtet, dessen Inhalt sich im Laufe der Zeit änderte, während eine Pressemappe ein Dokument war, das für die Bedürfnisse einer Produkteinführung oder einer Veranstaltung verwendet wurde.
Da im Internetzeitalter beides im Internet zu finden ist, unterscheidet man heute nicht mehr zwischen den beiden und nennt sie elektronische Pressemappen. Jetzt weißt du, was eine Online-Pressemappe ist. Aber was solltest du in deine digitale Pressemappe aufnehmen?
∙ Unternehmensgeschichte
Zunächst muss deine Pressemappe die Geschichte der Gründung deines Unternehmens enthalten. Dies kann als Einführung für Menschen dienen, die mehr über dein Unternehmen erfahren möchten.
∙ Biografien
Neben der Geschichte deines Unternehmens musst du in deiner Pressemappe auch die Geschichte oder Biografien von Führungskräften oder wichtigen Personen deines Unternehmens erläutern.
∙ Neueste Nachrichten
Die Online-Pressemappe deines Unternehmens wird die wichtigste Referenz für Menschen sein, die über dein Unternehmen schreiben oder berichten wollen. Daher solltest du darauf achten, dass die neuesten Nachrichten enthalten sind, damit die Menschen dein Unternehmen besser kennen lernen.
∙ Liste der Auszeichnungen
Die Aufnahme einer Liste von Auszeichnungen in deine Online-Pressemappe kann dir helfen, die Marke deines Unternehmens zu entwickeln. Achte darauf, dass du nur die aktuellsten Erfolge auflisten. Dies kann dir helfen, dich von deinen Konkurrenten zu unterscheiden.
∙ Bemerkenswerte Neuigkeiten
Zusätzlich zu den neuesten Nachrichten kannst du auch Nachrichten aufnehmen, die für dein Unternehmen Schlagzeilen gemacht haben. Zum Beispiel hat vor einigen Jahren ein hoher Beamter dein Unternehmen besucht und gelobt. Auch wenn diese Nachricht nicht neu ist, ist sie dennoch erwähnenswert.
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∙ FAQ-Abschnitt
Wenn jemand oder ein Journalist die Pressemappe deines Unternehmens liest, hofft er, dass er schnell Antworten auf seine Fragen finden kann. Du kannst ihnen helfen, indem du den FAQ-Abschnitt in deine digitale Pressemappe aufnimmst.
∙ Bildersammlung
Die Leute, die über dich berichten wollen, suchen nicht nur nach Antworten, sondern brauchen auch oft Bilder für ihre Texte. Du kannst es ihnen leichter machen, indem du einige der besten Bilder deines Unternehmens einfügst.
Welche Bilder solltest du aufnehmen?
Zunächst musst du dein Firmenlogo in deine Pressemappe aufnehmen. Dann kannst du auch andere Bilder einfügen, z.B. von deinem Tagesgeschäft, den Arbeitsbedingungen und so weiter.
∙ Kontakt der PR-Abteilung
Die Kontaktperson ist eine Sache, die du immer in deine Pressemappe aufnehmen musst. Und warum? Weil du nie wissen kannst, ob die Personen, die deine Pressemappe lesen, eine Frage haben oder sogar weitere Informationen direkt von deinem Unternehmen erhalten möchten.
Das willst du nicht riskieren, indem du keinen Kontakt angibst und die Journalisten dazu bringst, sich Informationen aus anderen Quellen zu beschaffen, die vielleicht gut oder schlecht über dein Unternehmen sind. Die Bereitstellung des Kontakts einer PR-Abteilung ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass du die Informationen über dein Unternehmen selbst in der Hand hast.
Beachte, dass es sich bei den Punkten in dieser Liste um die üblichen Dinge handelt, die die meisten Leute ihrer Pressemappe hinzufügen. Das bedeutet, dass du immer experimentieren kannst, indem du zusätzliche Informationen außerhalb dieser Liste in deine Pressemappe aufnimmst.
Du kannst lernen, indem du dir Beispiele für Pressemappen anderer Unternehmen ansiehst, insbesondere Pressemappen Beispiele von Unternehmen, die in der gleichen Branche wie du tätig sind. Was auch immer du später in deine Online-Pressemappe aufnimmst, stelle sicher, dass du vollständige und klare Informationen über dein Unternehmen lieferst.
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Wann brauchst du eine Pressemappe?
Die einfache Antwort: Jederzeit. Es gibt kaum einen Zeitpunkt, an dem dein Unternehmen keine Pressemappe braucht.
Denn du weißt sicher nicht, wann jemand oder ein Journalist über dein Unternehmen berichten möchte. Die Pressemappe dient als Einstiegspunkt, damit die Leute dein Unternehmen kennenlernen, ohne dass du ständig mit ihnen interagieren musst.
Du kannst sogar davon ausgehen, dass du neue Kunden gewinnst, wenn diese deine digitale Pressemappe lesen. Daher solltest du immer eine Pressemappe bereithalten, die auf deiner Unternehmenswebsite zu lesen ist. Es gibt jedoch Zeiten, in denen du eine Online-Pressemappe aktualisieren oder neu erstellen musst. Was sind das für Zeiten?
∙ Einführung eines neuen Produkts
Du sollst deine Pressemappe aktualisieren, wenn dein Unternehmen ein neues Produkt auf den Markt bringt, um es zu bewerben. Idealerweise solltest du in diesem Fall eine separate Pressemappe erstellen, weil die Menschen die Einzelheiten deines neuen Produkts wissen wollen.
Wenn du dein neues Produkt direkt in dein komplettes Pressemappen Paket aufnimmst, müssen die Menschen die Neuigkeiten über die Produkteinführung in deiner Pressemappe, die Dutzende bis Hunderte von Seiten umfassen kann, öffnen und suchen.
Durch die Erstellung einer separaten Online-Pressemappe kannst du dafür sorgen, dass die Menschen besser und schneller auf die Details zu deinem Produkt zugreifen können.
∙ Wenn in deinem Unternehmen große Veränderungen stattgefunden haben
Wenn sich in deinem Unternehmen größere Veränderungen ergeben, wie z.B. ein neuer Geschäftsführer oder Direktor, oder wenn du sogar versuchst, eine neue Markenpolitik zu betreiben, solltest du die Pressemappe deines Unternehmens sofort aktualisieren.
Im Allgemeinen können Nachrichten über einen neuen CEO oder eine neue Führungskraft die Meinung der Unternehmen in deiner Branche über dein Unternehmen erheblich beeinflussen. Die Geschichte über dein neues Branding kann sich auch darauf auswirken, wie andere Menschen dein Unternehmen sehen.
Wenn der neue Leiter deines Unternehmens beispielsweise eine gute Erfolgsbilanz vorweisen kann, wird die Stimmung natürlich gut sein, und es ist nicht ausgeschlossen, dass viele Menschen mit deinem Unternehmen zusammenarbeiten möchten.
∙ Wenn große Ereignisse für dein Unternehmen eintreten
Du musst auch eine neue Pressemappe erstellen, wenn deinem Unternehmen etwas Großes widerfährt, z.B. der Gewinn einer prestigeträchtigen Auszeichnung. Du musst dies tun, um den Bekanntheitsgrad deines Unternehmens weiter zu steigern. Außerdem wecken gute Nachrichten das Interesse anderer Unternehmen am Aufbau von Geschäftsbeziehungen mit dir.
Pressemappen Beispiele
Um der Beste zu sein, muss du von den Besten lernen. Das Gleiche gilt auch für die Erstellung einer Pressemappe. Du kannst immer etwas von einem Beispiel für eine Pressemappe lernen, das du leicht im Internet finden kannst.
Auf Strikingly findest du viele Pressemappen Beispiele von Websites, die von anderen Strikingly-Nutzern erstellt wurden. Du kannst deren Website durchstöbern und dir ein Bild davon machen, wie sie ihre Pressemappe erstellen. Hier sind einige Pressemappen Beispiele, damit du dich von den Webseiten der Strikingly-Nutzer inspirieren lassen kannst:
∙ Connected Women Award Liste
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∙ Biographie von Kip Solution Leader
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∙ Pretty Olive Interior Bewertungen
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Wenn du jetzt schon von diesen Pressemappen Beispiele inspiriert bist, lass uns sehen, wie du selbst eine Online-Pressemappe erstellen kannst.
Wie kannst du eine Pressemappe erstellen?
Die Erstellung einer Pressemappe ist nicht so schwierig, wie du vielleicht denkst. Was du brauchst, sind gute Dokumentationsfähigkeiten und die Fähigkeit, gute Informationen zu vermitteln.
Es ist auch eine gute Idee, gute Grafikdesign-Kenntnisse zu haben, wenn du später ein Design für deine Pressemappe entwerfen willst. Du kannst auch Freiberufler oder andere Personen damit beauftragen, deine Pressemappe später zu gestalten.
Wie auch immer du dich entscheidest, du kannst deine eigene Online-Pressemappe erstellen, wenn du die folgenden Schritte befolgst:
1. Das Format deiner Pressemappe auswählen
Anders als in der Zeit vor dem Internet kannst du deine Online-Pressemappe in einer Vielzahl von Formaten erstellen. Konntest du früher nur Druckversionen erstellen, so hast du jetzt Möglichkeiten wie Präsentationsformate, Videos, digitale Dokumente oder sogar eine Kombination aus all diesen Formaten.
Wenn du noch Zweifel hast, kannst du jederzeit Pressemappen Beispiele von anderen Unternehmen der gleichen Branche analysieren. Welches Format du auch immer wählst, achte darauf, dass das Design deiner Pressemappe die Marke deines Unternehmens widerspiegelt, angefangen bei der Farbgestaltung des Dokuments über die Schriftart bis hin zum Sprach- und Schreibstil.
Du solltest auch darauf achten, dass deine Pressemappe leicht zugänglich ist und von Personen, die mehr über dein Unternehmen erfahren möchten, weitergegeben werden kann. Zu diesem Zweck kannst du versuchen, die vorhandenen Dokumente in einem Dokument zu kategorisieren, entweder nach Jahr oder nach Typ.
Das hilft sowohl dir als auch den Menschen, die sich über dein Unternehmen informieren wollen. Als Unternehmen kannst du deine Pressemappe aktualisieren, indem du neue Dateien hochlädst oder alte Dateien löschst. Aus der Sicht eines Journalisten können sie die gewünschten Informationen leicht finden, z.B. eine Liste deiner Produkte oder Neuigkeiten über die Beziehungen deines Unternehmens zu Konkurrenten auf dem Markt.
Vermeide so weit wie möglich die Nutzung von Speicherdiensten wie Google Drive oder Dropbox. Und warum? Weil Suchmaschinen Dokumente, die in einem Repository gespeichert sind, nicht indizieren oder einbeziehen werden. Dies kann große Auswirkungen auf die Suchmaschinenoptimierung und die Online-Präsenz deiner Website haben.
2. Die benötigten Quelldokumente sammeln
Bei der Zusammenstellung von Quelldokumenten für deine Online-Pressemappe musst du sicherstellen, dass alle Dokumente, die du verwendest, einen bestimmten Zweck erfüllen.
Außerdem musst du darauf achten, dass jedes Dokument eine gute Qualität aufweist, d.h. dass die Bilder von guter Qualität sind und der Text nicht verschwommen ist. Überlege dir auch interessante Inhalte für Journalisten, um sie für die Berichterstattung über dein Unternehmen zu interessieren.
Welche Dokumente sollten Sie dann in die Pressemappe aufnehmen? Du kannst mit den oben genannten Dokumenten beginnen, z.B. mit der Unternehmensgeschichte, dem Logo, den neuesten Nachrichten und anderen. Auch hier kannst du dir Pressemappen Beispiele von anderen Unternehmen ansehen, wenn du etwas Neues mit den Pressemappen deines Unternehmens ausprobieren möchtest.
3. Einstellen deiner Pressemappe auf die Website
Bei Strikingly kannst du ganz einfach Dateien auf deine Website hochladen. Du erhältst Speicherplatz, der je nach Art deines Kontos variiert, wobei jede Datei maximal 10 MB groß sein darf. Du kannst auch verschiedene Arten von Dateien auf deine Website hochladen, so dass du eine große Auswahl an Formaten für deine Pressemappe hast.
Du kannst deine Online-Pressemappe an mehreren Stellen zum Download anbieten und einen Download-Link in einer Schaltfläche oder einem Text auf deiner Website bei Strikingly einfügen.
Um eine Schaltfläche zu erstellen, klicke auf der grünen Schaltfläche “Abschnitte hinzufügen” im linken Menü des Site-Editors. Klicke auf der Kategorie “Text” und wähle den “Titel”-Abschnitt. Wenn du jetzt den Mauszeiger auf deinen neuen hinzugefügten Abschnitt bewegst, wirst du eine Box sehen wo “Fügen Sie eine Button hinzu” drauf steht.
Bild von Strikingly-Editor
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Sobald du eine Schaltfläche hinzugefügt hast, findest du ein kleines Fenster, in dem du festlegen kannst, was deine Schaltfläche tun und anzeigen soll. Um einen Download-Link in die Schaltfläche einzufügen, klicke auf die Option "Dokument".
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Danach findest du ein Fenster zum Hochladen oder Ziehen der Datei, die du auf deine Website hochladen möchtest.
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Sobald du eine Datei verknüpft und die Schaltfläche umbenannt hast, kannst feststellen, dass die Schaltfläche mit einer Datei verknüpft ist, was durch den Link in der Mitte angezeigt wird.
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Um ein Dokument in einen Text einzufügen, kannst du die Hyperlink-Option verwenden, um das Dokument mit dem Text auf deiner Website zu verknüpfen. Kannst du auch Pressemappen Beispiele auf Websites finden, die von anderen Strikingly-Nutzern erstellt wurden. Dies kann dir helfen, wenn du noch unsicher bist, wo du die Pressemappe auf deiner Website platzieren solltest.
Tipp: Wenn du eine Schaltfläche hinzufügen oder weitere Änderungen vornehmen möchtest, z.B. ein Element aus einem Abschnitt löschen, kannst du den "Drag & Drop"-Modus aktivieren. Klicke dazu im gewünschten Abschnitt einfach auf das Einstellungssymbol am Rand der Schaltfläche "Layout" und wähle "Drag & Drop". Vergiss nicht, auf "Layout speichern" zu klicken, wenn du mit deinen Änderungen fertig bist.
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Strikingly, der beste Website-Builder für dein Unternehmen, hat viele Websites mit Pressemappen Beispielen, die du dir ansehen kannst. Darüber hinaus erhältst du auch die Annehmlichkeiten, die der Aufbau einer Website mit sich bringt, darunter auch die Möglichkeit, deine Online-Pressemappe ins Internet zu stellen.
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