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Die Erstellung eines effektiven Geschäftskontinuitätsplans ist nicht nur eine kluge Geschäftsstrategie, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen während einer Krise oder Pandemie überleben kann. Wenn dein Unternehmen einen Geschäftskontinuitätsplan erstellen möchte, brauchst du nicht weiter zu suchen. Hier bist du genau richtig. In diesem Beitrag geht es um die Methode und die Vorteile der Erstellung eines solchen Plans. Der Artikel dient als vollständiger Leitfaden für Geschäftskontinuitätspläne.
Was ist ein Geschäftskontinuitätsplan?
Ein Geschäftskontinuitätsplan ist ein Prozess, der die möglichen Auswirkungen von katastrophalen Situationen oder Krisen auf deinen Geschäftsbetrieb beschreibt. Dazu gehört auch die Erstellung von Richtlinien, die dir helfen, auf verschiedene Situationen richtig zu reagieren. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass sich dein Unternehmen nach einer Krise schnell wieder erholen kann.
Das Hauptziel eines Geschäftskontinuitätsplans ist es, die Mitarbeiter, die Vermögenswerte und das Eigentum deines Unternehmens zu schützen. Er hilft dir, deine Marke so zu positionieren, dass du dich von unerwarteten Unterbrechungen, finanziellem Niedergang, Sachschäden oder sogar dem Verlust von Menschenleben nach einem Notfall erholen kannst.
Die Bedeutung der Geschäftskontinuitätsplanung
Warum solltest du dir Gedanken über einen effektiven Geschäftskontinuitätsplan machen? Niemand kann leugnen, dass der Start ins Jahr 2020 für viele Unternehmen hart war. Während einige Unternehmen ihren Betrieb komplett aus der Ferne aufrechterhalten mussten, waren andere gezwungen, ihren Betrieb bis auf Weiteres ganz einzustellen. Diese Coronavirus-Pandemie kam plötzlich und unerwartet. Sie verlangte von den Unternehmen drastische Maßnahmen, auf die viele Organisationen nicht vorbereitet waren.
Wie bei der Pandemie erkennen viele Unternehmen die Notwendigkeit eines Geschäftskontinuitätsplans erst, wenn eine Krise bereits eingetreten ist. Hier erfährst du, wie ein effektiver Geschäftskontinuitätsplan deinem Unternehmen im Zuge einer Wirtschaftskrise viel Zeit und Kosten ersparen kann.
Vorteile eines wirksamen Geschäftskontinuitätsplans
Im Folgenden findest du 5 Vorteile, von denen Unternehmen profitieren können, wenn sie einen Geschäftskontinuitätsplan einführen.
1. Dein Unternehmen ist auf unerwartete Umstände vorbereitet
Unternehmen können nicht erwarten, dass ihre Mitarbeiter/innen genau wissen, was sie im Falle einer plötzlichen Krise tun müssen. Wenn du es jedem deiner Mitarbeiter überlässt, auf seine Weise zu reagieren, wirst du am Ende eine Menge Verwirrung, Frustration und Chaos in deinen Abläufen haben. Wenn sich die Situation verschlimmert, kann eine Krise nicht nur zu großen finanziellen Verlusten, sondern sogar zum Verlust von Menschenleben führen.
Ein Geschäftskontinuitätsplan hilft dir, ein solches Chaos zu vermeiden, indem er die Abläufe lange vor der Situation dokumentiert. Dadurch wird sichergestellt, dass deine Mitarbeiter/innen im Vorfeld die erforderlichen Schulungen erhalten und sich darauf vorbereiten können, sich selbst zu schützen, ohne in Panik zu geraten. Wenn sie für den Umgang mit Notfallsituationen geschult sind, können sie im Krisenfall fundiertere und klügere Entscheidungen treffen.
2. Dein Unternehmen verfügt über etablierte Sicherheitsvorkehrungen
Ein weit verbreiteter Irrglaube unter kleinen und großen Unternehmen ist, dass sie keinen Geschäftskontinuitätsplan brauchen, solange sie eine Versicherung haben. Das ist ein bisschen weit von der Wahrheit entfernt. Ein Unternehmen kann sich nie vollständig auf eine Versicherung verlassen. Manche Dinge werden von der Versicherung nicht abgedeckt, z.B. die peripheren Schäden eines Unfalls, zu denen der Verlust von Marktanteilen, der Verlust von Kunden und andere betriebliche Rückschläge gehören können. Nur ein Geschäftskontinuitätsplan kann dir helfen, die Sicherheit deines Unternehmens zu erhöhen.
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3. Dein Unternehmen wird in sich selbst investieren
Jedes Unternehmen sollte einen bestimmten Teil seiner Einnahmen in den Betrieb und die Sicherheit investieren. Die Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans bedeutet, dass dein Unternehmen in seine Zukunft und Sicherheit investiert, damit es auch bei unerwarteten Ereignissen überleben kann. Die Zeit, die du für die Erstellung und Pflege eines Geschäftskontinuitätsplans aufwenden wirst, ist kostbar. Du musst bedenken, dass, solange dein Unternehmen überlebt, deine Fixkosten auch nach dem Unglück weiterlaufen, selbst wenn du deinen Betrieb, dein Büro oder deine Filiale schließt. Je schneller du dich erholst und deinen Betrieb wieder aufnimmst, desto schneller kannst du deine Umsätze wieder einholen.
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4. Dein Unternehmen wird einen Konkurrenzvorteil haben
Bedrohungen, Katastrophen und Unterbrechungen können zu Umsatz- und Einkommensverlusten führen und Kosten verursachen, die viel höher sind als die des regulären Betriebs. Das kann die Rentabilität deines Unternehmens stark beeinträchtigen. Wenn du aber einen Geschäftskontinuitätsplan hast, kannst du dich von diesen Schäden schneller erholen als deine Konkurrenten. Das verschafft dir einen enormen Vorsprung in deiner Branche. Wenn die anderen Akteure in der Branche Zeit brauchen, um sich zu erholen, bist du vielleicht die einzige Marke, die ihren Kunden in dieser Erholungsphase die Art von Produkten und Dienstleistungen anbietet, die du anbietest.
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5. Dein Unternehmen wird seinen guten Ruf bewahren können
Unternehmen, die einen Geschäftskontinuitätsplan erstellen, können sich schnell wieder erholen und ihren Betrieb in kurzer Zeit wie gewohnt fortführen. Das bedeutet, dass diese Unternehmen keine übereilten oder kurzfristigen Entscheidungen treffen müssen. Das befreit sie von stressigen Situationen und hilft ihnen, ihren Ruf bei ihren Kunden und Zielgruppen zu wahren. Wenn du einen Geschäftskontinuitätsplan erstellst, bevor ein Notfall eintritt, hast du den Vorteil, dass du vor deinen Zielkunden wettbewerbsfähig und vertrauenswürdig erscheinst.
Schritte zur Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans
Hier sind 5 einfache Schritte, die du unternehmen kannst, um einen effektiven Geschäftskontinuitätsplan zu erstellen.
1. Ein Managementteam für die Geschäftskontinuitätsplanung zusammenstellen
Die Zusammensetzung dieses Teams hängt von den Zielen deines Geschäftskontinuitätsplans und der Größe deines Unternehmens ab. Ein guter Plan sollte detaillierte Angaben zu den Maßnahmen enthalten, die deine Mitarbeiter/innen in einem Notfall ergreifen müssen, sowie zu den zu verwendenden Methoden und Kommunikationswegen. Er sollte auch die kritischen IT-Dienste enthalten, die dringend verfügbar sein müssen.
Eine Kontaktliste mit den wichtigsten Personen erstellen, die dem Team für die Geschäftskontinuitätsplanung deines Unternehmens angehören müssen.
Dir einen umfassenden Überblick über die Aufgaben und Zuständigkeiten der einzelnen Personen verschaffen. Es ist gut, alle wissen zu lassen, was sie in Katastrophensituationen erwartet.
Einen Prozess erstellen und allen vermitteln, wie dein Geschäftskontinuitätsplan von Zeit zu Zeit aktualisiert wird.
2. Für das Wohlergehen deiner Mitarbeiter sorgen
Während der Arbeit an deinem Geschäftskontinuitätsplan solltest du der Sicherheit und dem Wohlergehen deiner Mitarbeiter/innen während und nach einer Krise höchste Priorität einräumen. Sie erwarten von dir, der Gemeinde und der Regierung, dass sie geschützt werden. Achte auf Transparenz in deinen Richtlinien und sei proaktiv in Bezug auf sie. Während der aktuellen Pandemie haben viele Unternehmen zum Beispiel ihre Regelungen zur Fernarbeit erweitert, die es den Beschäftigten ermöglichen, flexibel zu arbeiten.
Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist, musst du vielleicht deine Ressourcen umverteilen und deine Teams umorganisieren. Dies erfordert oft Programme zum Wohlbefinden der Beschäftigten, um sicherzustellen, dass niemand seiner Rechte beraubt wird. Dein Ziel sollte es sein, ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld für alle zu schaffen.
Sorge dafür, dass deine Kommunikationskanäle optimiert sind, damit du mit all deinen Mitarbeitern gleichzeitig in Kontakt treten kannst.
3. Die Risiken verstehen, denen dein Unternehmen ausgesetzt sein könnte
Sobald du dein Team zusammengestellt hast, musst du eine Analyse der Auswirkungen auf dein Unternehmen durchführen. So kannst du die wichtigsten Risiken und Bedrohungen ermitteln, denen dein Unternehmen in Krisenzeiten ausgesetzt sein könnte. Das Team sollte eine Liste potenzieller Risiken für deine Geschäftsabläufe, deine Lieferkette, deinen Ruf und deine Beschäftigten erstellen. Dies ist der wichtigste Schritt bei der Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans.
4. Wiederherstellungsstrategien umsetzen
Wenn du einen Notfall oder eine Katastrophe erlebst und finanzielle Verluste einfährst, kann es sich schwierig und überwältigend anfühlen, sich auf den Weg der Wiederherstellung zu konzentrieren. Hier kommt dein Geschäftskontinuitätsplan zum Einsatz. Stell dir Fragen wie die unten aufgeführten.
- Kannst du deine Verkäufe fortsetzen?
- Kannst du die Nachfrage nach deinen Produkten oder Dienstleistungen auf eine Art und Weise befriedigen, die sich von deinen regulären Abläufen unterscheidet, die unterbrochen worden sind?
- Kannst du deinen Mitarbeitern anbieten, von zu Hause aus zu arbeiten, wenn dein Büro oder deine Einrichtungen beschädigt wurden?
- Wenn du dich im Voraus um solche Fragen kümmerst, kann dir das den Hals retten, wenn die Katastrophe tatsächlich eintritt.
5. Deinen Plan testen und Verbesserungen vornehmen
Der letzte Schritt zu einem effektiven Geschäftskontinuitätsplan besteht darin, ihn in hypothetischen Situationen und Szenarien zu testen, um sicherzustellen, dass er funktioniert. Trainiere dein Personal, um die darin enthaltenen Prozesse umzusetzen. Leite deine Mitarbeiter dazu an, sich über den Plan auf dem Laufenden zu halten. Überprüfe deinen Geschäftskontinuitätsplan bei der Bewältigung verschiedener Risiken in deinem regulären Geschäftsbetrieb. Nimm bei Bedarf Verbesserungen am Plan vor.
Ein Bonustipp für einen wirksamen Geschäftskontinuitätsplan
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Wenn du willst, dass dein Unternehmen und dein Markenname auch in einer Wirtschaftskrise oder Pandemie überleben, ist ein Bonustipp, dass du eine professionelle und attraktive Website aufbaust und pflegst. Deine Website präsentiert die wichtigsten Informationen über dein Unternehmen und hält es am Leben, auch wenn deine Einrichtungen oder dein Betrieb vorübergehend unterbrochen werden. Und nicht nur das: Du kannst deine Website auch als zentrale Plattform für die Vermarktung deiner Produkte und Dienstleistungen nutzen. Das ist sogar noch besser, als nur einen Geschäftskontinuitätsplan zu haben.
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