Es gibt viele Beschäftigungsmöglichkeiten, die sich durch die Entwicklung der Technologie ergeben haben. Eine davon ist es, virtueller Assistent zu werden. Virtuelle Assistenten sind zu einem der häufigsten und am besten bezahlten Berufe der Welt geworden. In diesem Artikel möchten wir dir zeigen, was man braucht, um virtueller Assistent zu werden, und dir erklären, was der Beruf des virtuellen Assistenten mit sich bringt.
Was ist ein virtueller Assistent?
Ein virtueller Assistent ist ein Assistent, der alle seine Aufgaben virtuell erledigt. Virtuelle Assistenten sind Fachleute, die nicht nur auf eine bestimmte Branche beschränkt sind. Sie verfügen über ein breites Spektrum an Fähigkeiten, das von der Terminplanung über die Buchhaltung bis hin zur Personalarbeit reicht.
Kommunikationsfähigkeiten und Kenntnisse im Umgang mit der Technik bilden die Grundlage für die Arbeit eines virtuellen Assistenten. Einige Aufgaben, die du zu erledigen hast, werden dir mehr oder weniger im Voraus beigebracht oder du erhältst spezifische Anweisungen, die du befolgen musst.
Für viele ist es auch deshalb ein guter Job, weil sie dafür nicht in das Hauptbüro ihres Arbeitgebers gehen müssen. Virtuelle Assistenten können alle ihre Aufgaben bequem von zu Hause aus erledigen. Das Gehalt hängt von dem Unternehmen oder dem Fachmann ab, dem du assistierst, aber es ist fast immer eine Garantie, dass es ein angemessener Preis ist. Deshalb sind viele daran interessiert, virtueller Assistent zu werden.
Was macht ein virtueller Assistent?
Wenn du daran interessiert bist, ein virtueller Assistent zu werden, sind hier einige Aufgaben, die du zu erledigen hast.
∙ Terminplanung und Kalenderverwaltung
Die Planung von Besprechungen und Terminen gehört zu den Hauptaufgaben eines virtuellen Assistenten. In der Regel bist du dafür zuständig, dafür zu sorgen, dass der Terminplan deines Arbeitgebers nicht mit anderen Terminen kollidiert. Du bist auch für die Aktualisierung des Kalenders und die Terminplanung verantwortlich, wann immer dies erforderlich ist. Das bedeutet, dass du Termine festlegst, umplanst und mit anderen Kunden oder Kollegen koordinierst. Ein virtueller Assistent muss den Überblick über alle Termine behalten, denn es ist auch deine Aufgabe, deine Arbeitgeber an alle geplanten Termine oder Besprechungen zu erinnern.
∙ Erledigung von Telefonaufgaben
Ein virtueller Assistent ist normalerweise auch derjenige, der das Telefon für seinen Arbeitgeber beantwortet. Dies ist jedoch nicht für alle virtuellen Assistenten ein 24/7-Job, da einige Arbeitgeber wichtige Anrufe nur dann an sie weiterleiten, wenn sie zu beschäftigt sind, um sie entgegenzunehmen. Darüber hinaus gehören die Transkription von Sprachnachrichten und die Entgegennahme von Nachrichten in der Regel zu den Aufgaben eines virtuellen Assistenten.
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∙ Sich um E-Mails und andere formelle Kommunikation kümmern
Als virtueller Assistent hast du normalerweise die Aufgabe, die E-Mail-Nachrichten deines Arbeitgebers zu bearbeiten. Das bedeutet, dass du sie sichtest und deinem Arbeitgeber die wichtigen Nachrichten zur Kenntnis bringen musst. Es kann auch bedeuten, dass du auf andere E-Mails antwortest, je nachdem, welche Befugnisse und Ermessensspielräume dir eingeräumt werden.
Du könntest auch damit beauftragt werden, die Informationen in den E-Mail-Listen zu aktualisieren. Man kann dir auch die Aufgabe übertragen, die Brücke zwischen deinem Arbeitgeber und anderen Kunden oder Organisationen zu schlagen.
∙ Einrichten von Reiseplänen
Eine häufige Aufgabe, um die du als virtueller Assistent gebeten wirst, ist die Erstellung von Reiseplänen für deine Arbeitgeber. Das bedeutet, dass du dich um die Beschaffung von Flugtickets und die Planung von Meetings oder Terminen rund um die Flugzeit kümmerst. In der Regel wirst du auch mit der Suche nach Unterkünften und dem Transport nach der Landung des Flugzeugs beauftragt. Wenn du ein virtueller Assistent wirst, wirst du feststellen, dass diese Reisepläne nicht immer mit der Arbeit oder dem Büro verbunden sind.
∙ Verwaltung offizieller Unterlagen und Dokumente
Eine weitere Aufgabe, die du als virtueller Assistent haben könntest, ist die Verwaltung wichtiger Unterlagen und Dokumente. In der Regel werden dir Kopien von Dokumenten zugeschickt, die du für deinen Arbeitgeber organisierst und im Auge behalten musst. Du musst wissen, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen, was verschickt werden muss (und wie du sie verschickst) und was empfangen werden muss. Manchmal wirst du auch gebeten, diese Dokumente, Unterlagen oder Präsentationen selbst zu erstellen.
∙ Buchhaltung und Betrieb
Auch wenn es sich hierbei in der Regel um einen fortgeschritteneren und höherwertigen Job als virtueller Assistent handelt, kann es vorkommen, dass du für deinen Arbeitgeber Aufgaben in der Buchhaltung und im Rechnungswesen übernehmen musst. Das bedeutet, dass du deren Bücher und Konten verwaltest.
Dies könnte bedeuten, dass du Zahlungen abwickelst und bestimmte Kunden, Partner usw. bezahlst. Du könntest auch gebeten werden, Recherchen durchzuführen und bestimmte Teile verschiedener Geschäftsprojekte vorzubereiten. Als virtueller Assistent ist es deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alles reibungslos abläuft.
∙ Überprüfung potenzieller Kunden/Arbeitnehmer
Als virtueller Assistent bist du deinen Arbeitgebern direkt unterstellt. Das bedeutet, dass man von dir erwartet, dass du die Menschen kennst, mit denen diese gerne zusammenarbeiten, oder die Mitarbeiter oder Partner, die sie als Teil des Unternehmens bevorzugen. Man könnte dir also die Aufgabe übertragen, Kunden oder Mitarbeiter zunächst zu interviewen, bevor du sie in deren Büro schickst.
∙ Persönliche Besorgungen
Diese Art von Aufgabe hängt von der Art des Arbeitgebers ab. Manche ziehen es vor, ihr Privatleben vollständig von ihrem Berufsleben zu trennen. Wundere dich aber nicht, wenn du gebeten wirst, Geschenke für Familienmitglieder oder Freunde zu besorgen.
Möglicherweise wirst du gebeten, Reservierungen für persönliche Anlässe vorzunehmen, persönliche Rechnungen zu bezahlen, Informationen über bestimmte Geschäfte oder Produkte einzuholen, die sie zu Hause benötigen, Reisepläne für sie zu erstellen und sogar ganze Veranstaltungen für sie zu planen.
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Wie wird man ein virtueller Assistent?
1. Was du zu bieten hast zu identifizieren
Ein virtueller Assistent zu werden bedeutet, dass du die Arbeit eines anderen Menschen übernehmen kannst. Daher musst du zunächst herausfinden, welche Fähigkeiten du anbietest. Du kannst zwar mit den grundlegendsten Fähigkeiten in die Branche einsteigen, aber du musst herausfinden, was du hervorheben kannst, um Kunden zu überzeugen, dich einzustellen.
2. Dich mit der Branche und der Unternehmensstruktur vertraut machen
Wenn du als virtueller Assistent arbeiten möchtest, solltest du dir zumindest ein Hintergrundwissen über die Branche aneignen, in der du arbeiten möchtest. Du solltest auch wissen, wie die Geschäftsstruktur der Unternehmen in dieser Branche ist. Dies würde dir dabei helfen, deine Bewerbung auf das zuzuschneiden, was für sie am besten geeignet ist. Es würde dir auch helfen, mit den richtigen Leuten über einen Job als virtueller Assistent zu sprechen.
3. Deine eigene Website erstellen
Da ein virtueller Assistent buchstäblich mit dem Fortschritt der Technologie und des Internets gedeiht, erwarten Arbeitgeber in der Regel, dass sie dich online finden. Eine eigene Website kann für dich den entscheidenden Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, einen Job zu bekommen. Du kannst sie nutzen, um deine Fähigkeiten und Talente vorzustellen. Du kannst dort auch deine Kontaktinformationen angeben, damit man dich leicht kontaktieren und schließlich einstellen kann.
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4. Aufbau von Kontakten und Präsenz in den sozialen Medien
Es gibt Plattformen, denen du beitreten kannst, um Verbindungen mit den richtigen Leuten zu knüpfen. Der Ausbau deines Netzwerks ist ein wichtiger Bestandteil eines Jobs als virtueller Assistent, denn so hast du mehr Chancen auf einen Job und/oder vielleicht sogar mehr Möglichkeiten für die Zukunft. Eine Präsenz in den sozialen Medien ist ebenfalls wichtig, da diese eine große Rolle im Geschäftsleben spielen. Daher wird von dir als virtueller Assistent auch erwartet, dass du in den sozialen Medien präsent bist, oder zumindest eine Präsenz in den sozialen Medien hast.
5. Deine Bewerbungen verschicken
Indem du Kontakte knüpfst und dein Netzwerk ausbaust, kannst du Websites wie LinkedIn nutzen, um Arbeitgeber zu finden, die du einstellen würdest. Sei bei der Stellensuche nicht proaktiv. Arbeitgeber schätzen Initiative und Selbstvertrauen. Es ist hilfreich, eine Website und eine Präsenz in den sozialen Medien zu haben, auf der du deine Kontaktinformationen hinterlassen kannst, aber du kannst auch proaktiv Bewerbungen verschicken.
Erhalte einen Job als virtueller Assistent mit einer Website oder einem Online-Portfolio
1. Dich für dein Thema und Konzept entscheiden
Dies hilft, deinen Arbeitgebern deine Einstellung zu vermitteln. Es könnte auch widerspiegeln, wie organisiert du als Person und als potenzieller virtueller Assistent bist.
2. Dich bei Strikingly registrieren oder anmelden
Strikingly ist ein guter Website-Builder, der dir helfen kann, deine eigene Website zu erstellen, selbst wenn du keine Erfahrung oder Kenntnisse in der Erstellung einer Website hast.
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3. Deine Vorlage wählen
Unter den Hunderten von Vorlagen wirst du wahrscheinlich eine finden, die deinen Bedürfnissen und Wünschen am besten entspricht. Du kannst auch noch andere Elemente hinzufügen, von denen du glaubst, dass sie dir helfen könnten, ein virtueller Assistent zu werden.
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4. Deine Geschichte erzählen
Es ist wichtig, dass du deine Geschichte erzählst. Das heißt, du musst deine Fähigkeiten, deine Talente, deine Motivation, deine Hobbys und deine Lebensphilosophie darlegen. Jede Information, die deinen Arbeitgebern etwas über dich verrät, kann dir dabei helfen, ein virtueller Assistent zu werden.
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5. Empfehlungsschreiben von Kunden und Kollegen schreiben
Auch wenn du noch keine Erfahrung als virtueller Assistent hast, kannst du Feedback von früheren Arbeitgebern und Kollegen einholen und auf deiner Website veröffentlichen. Diese Zeugnisse würden deinen potenziellen Arbeitgebern helfen, dich besser kennen zu lernen. Du würdest mehr Arbeitgeber dazu bringen, dich zu kontaktieren und einzustellen.
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6. Deine Kontaktdaten und Informationen eintragen.
Vergiss nicht, deine Kontaktangaben und Informationen auf deiner Website anzugeben. Du kannst auch Symbole einfügen, die es den Besuchern ermöglichen, dir direkt eine E-Mail zu schicken oder dein Konto in den sozialen Medien zu besuchen. Du kannst auch Kontaktformulare einfügen, die es den Besuchern ermöglichen, dir ihre Kontaktdaten mitzuteilen.
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Ein virtueller Assistent ist ein Job, der in der Regel gut bezahlt wird und bei dem man nicht täglich ins Büro gehen muss. Wie bei allen Berufen braucht man nur die Geduld, ständig zu lernen, Entschlossenheit, Fleiß und eine positive Einstellung. Sorge dafür, dass die Arbeitgeber bei dir Schlange stehen, um ihr Angebot anzunehmen, indem du ihnen den besten ersten Eindruck vermittelst. Mit einer guten professionellen Website und einem Online-Portfolio kannst du genau das tun und die besten Angebote erhalten. Melde dich jetzt bei Strikingly an und fange an, dir einen Namen zu machen!
